Vorbei sind die Zeiten, in denen Anwender ihre Nintex Formulare aus Drittsystemen aufrufen oder Formulardaten extern ablegen müssen. Die Nintex Workflow Cloud führt mit „My Nintex“ ein zentrales Prozesscockpit ein, das als persönlicher Zugriffspunkt auf alle relevanten Prozessaufgaben und -informationen bereitsteht. Dabei steht das Szenario der formularbasierten Antragsprozesse mit Freigabelogik im Fokus.
Das Dashboard: Herzstück der Anwendung
Der erste Anlaufpunkt, wenn man in den Tab „My Nintex“ wechselt, ist das Dashboard. Hier finden Anwender sofort einen Überblick der neuesten Aufgaben, die zur Bearbeitung vorliegen (Mitte oben), sowie aller Workflows, die man selbst zuletzt angestoßen hat (Mitte unten). Am rechten Bildschirmrand kann man zusätzlich seine persönlich favorisierten Antragsformulare ablegen und auf zwischengespeicherte Formulare zugreifen.
Die Listen der Aufgaben und zuletzt angestoßenen Formularprozesse zeigen auf dem Dashboard jedoch nur die 10 jüngsten Einträge. Möchte man alle Einträge aufrufen, kann man das über das Navigationsmenu links oder die Buttons am Ende der Listen problemlos tun.
Die Vorteile im Überblick:
- Zentraler Zugriff auf alle nutzerrelevanten Funktionen
- “Single Point of Truth”
- Intuitive Bedienung
- Keine komplizierte Einarbeitung notwendig
Detailansichten: Auf Abruf verfügbar
Mit einem Klick auf eine der aktiven Aufgaben oder eines der bereits abgeschickten Formulare öffnet sich am rechten Bildschirmrand die Detailansicht zum aufgerufenen Prozess. Hier findet sich die Freigabehistorie, die übersichtlich darstellt, welche Aufgabenschritte bereits abgeschlossen sind und wo der Prozess aktuell steht. Auch ist es möglich, über die Detailansicht sämtliche bisher ausgefüllten und abgeschickten Formulare des Prozesses anzeigen zu lassen, inklusive dem Startformular (Siehe Abbildung 2).
Letzteres kann in einem Splitscreen-Modus zusammen mit dem aktuell zu bearbeitenden Formular angezeigt werden. Neben der verbesserten Übersicht für den Endbenutzer hat dies insbesondere den Vorteil, dass der Entwicklungsaufwand im Vorfeld deutlich verringert wird, weil das Startformular nicht für die nachfolgenden Schritte manuell vervielfältigt werden muss (Siehe Abbildung 3).
In dem Szenario der formularbasierten Antragsprozesse bietet „My Nintex“ also einerseits für Antragsteller die Möglichkeit neue Anträge auszufüllen, sowie den Status ihrer abgegebenen Anträge jederzeit nachvollziehen zu können. Andererseits können Freigeber jederzeit auf alle relevanten Informationen zum Antrag zugreifen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Vorteile im Überblick:
- Vollständige Informationslage für alle Anwender
- Formulardaten müssen zur Steuerung nicht mehr in Drittsystemen zwischengespeichert werden (Externe ToDo-Listen)
- Einfacher Zugriff auf die Antragsdaten in späteren Prozessschritten
- Schnelle und responsive Oberfläche
- Deutlich verringerter Entwicklungsaufwand für die Formulare
Mit My Nintex bietet die Nintex Workflow Cloud nun einen simplen wie genialen Weg, Workflowinformationen auf den aktuell angemeldeten Benutzer personalisiert abrufen zu können. Künftig können wir uns zudem sicherlich auf Erweiterungen des Dashboards freuen, da die Funktionalität von My Nintex weiter ausgebaut werden soll.
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