Die ISO Normen der 9000er Reihe gelten seit Jahren als die Nummer eins Richtlinie für Anforderungen, die ein modernes QM-System in unserer hochvolatilen und globalisierten Welt erfüllen sollte. Mit Promapp® schickt Nintex ein cloudbasiertes, integriertes Managementsystem ins Rennen, das bereits viele der Anforderungen der ISO 9001 von Haus aus erfüllt. In diesem Blogbeitrag werden wir die wichtigsten Fragen zur ISO 9001 klären und uns anschauen, wie Nintex Promapp® zum Fundament eines zertifizierten QM-Systems werden kann.
Was ist Qualitätsmanagement nach ISO 9001?
Die Definitionsnorm ISO 9000 definiert „Qualität“ vereinfacht als den Grad, zu dem gegebene Anforderungen erfüllt werden. Der Erfüllungsgrad ist dabei eine Skala mit vielen Grautönen, die mehr kennt als nur „erfüllt/nicht erfüllt“. In der Praxis werden die Anforderungen von internen oder externen Kunden gestellt, was automatisch zu einem der sieben Grundprinzipien eines QM-Systems nach ISO 9001 führt: Kundenorientierung.
„Management“ beschreibt dagegen alle Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation. Hier steckt direkt eine weitere Maxime der ISO 9001 drin, nämlich die zielorientierte Führung als Grundpfeiler einer erfolgreichen QM-Organisation.
Zusammengenommen bezeichnet „Qualitätsmanagement“ also einen systematischen Ansatz zur Herstellung von Qualität. Dabei wird Qualität zu einem der wichtigsten, strategischen Unternehmensziele erhoben.
Warum sollte ich eine Zertifizierung anstreben?
Die ISO-Normen der 9000er-Reihe sind international bekannt als Synonym für qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen. Sie können deshalb gegenüber der Konkurrenz als Verkaufsargument dienen. Indem man ein QM-System nach ISO 9001 aufbaut, lässt sich die Kundenzufriedenheit erhöhen, wodurch sich wiederum potenziell der Marktanteil vergrößert. Darüber amortisiert sich das QM-System in der Regel bereits innerhalb eines Jahres.
Wie kann ich mein Unternehmen nach ISO 9001 zertifizieren lassen?
In der Tat gibt es keine speziellen Systeme, die von Haus aus schon eine ISO-Zertifizierung mitbringen. Die ISO 9001 gibt lediglich die Anforderungen an ein gesamtheitliches QM-System vor. Da jedes Unternehmen einzigartig funktioniert, lässt die Norm den Weg dorthin jedoch völlig offen. Hat man ein potenziell geeignetes System aufgebaut, egal ob analog, digital oder teil-digital, obliegt es einem unabhängigen Qualitätsauditor zu entscheiden, ob die vorliegende Ausgestaltung eines QM-Systems für eine ISO 9001-Zertifizierung geeignet ist. Dieser Auditor agiert im Namen einer offiziellen Zertifizierungsstelle, beispielsweise dem TÜV Rheinland. Optional findet dann zunächst ein Voraudit statt, bevor man nach einem erfolgreichen Zertifizierungsaudit sein Zertifikat erhält. Auch jährliche Überwachungsaudits und eine Re-Zertifizierung nach höchstens 3 Jahren gehören dazu.
Was versteht man unter einem prozessorientierten Ansatz?
Der prozessorientierte Ansatz ist ein weiteres zentrales Konzept der ISO 9001. Die zu Grunde liegende Denkweise ist, dass aus großartigen Prozessen am Ende auch großartige Produkte entspringen. Deshalb muss jedes Qualitätsmanagement immer auf einem umfassenden Prozessmanagement aufbauen. Explizit ist die Erfassung und Aufbereitung aller qualitätsrelevanten Unternehmensprozesse und deren Beziehungen zueinander in einer vollständigen Prozesslandkarte gefordert.
Was ist ein Prozess nach ISO 9001?
Ein Prozess nach ISO 9001 ist die logische Organisation von Abläufen, Tätigkeiten, Menschen, Materialien und Einrichtungen, um ein spezifiziertes Ergebnis zu erreichen. Somit deckt sich die Definition eines Prozesses in den 9000er Normen weitgehend mit bekannten anderen Definitionen des Begriffs.
Wie werden Prozesse gemanagt?
Inzwischen existiert eine Vielzahl an etablierten Softwarelösungen, die ein systematisches Geschäftsprozessmanagement ermöglichen. Kernbestandteile einer solchen Lösung sind in der Regel die Visualisierung, Organisation, Überwachung und Anpassung von Geschäftsprozessen. Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
An dieser Stelle liegt schließlich auch der Anknüpfpunkt für Nintex Promapp® – eine moderne Geschäftsprozessmanagementlösung – die auf einen eigenen extrem einfachen Modellierungsstandard setzt. Als integriertes Managementsystem bietet Promapp® zusätzlich noch weitere, auch für die ISO 9001 relevante Funktionen. So kann man direkt in Promapp® Trainingsmodule konfigurieren, die zum Beispiel zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter nutzbar sind. Weitere relevante Punkte aus der ISO 9001 und wo Promapp® dabei ins Spiel kommt, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.
Was fordert die ISO 9001?
Neben den bisher genannten Anforderungen, beinhaltet die Norm eine Vielzahl an Kriterien, die es zu erfüllen gilt. Entsprechend ist die folgende Auflistung nur ein Auszug der wichtigsten Punkte. Wir zeigen Ihnen zudem, wie leicht die Umsetzung mit Promapp® gelingt:
1) Verantwortlichkeiten & Befugnisse:
Nintex Promapp® unterstützt hier mit seinem offenen und individualisierbaren Rollenmodell, mit dem die gesamte Organisation abgebildet werden kann.
2) Die Norm fordert explizit risikobasiertes Denken, d.h. Risiken und Chancen müssen identifiziert und behandelt werden:
Als integriertes Managementsystem kommt Nintex Promapp® mit einem eigenen, vollintegrierten Risikomodul, das auch die Verknüpfung der Risiken mit den passenden Prozessen ermöglicht.
3) Kommunikationsstrategie:
Der Grundsatz des Engagements von Personen besagt unter anderem, dass alle Mitarbeiter jederzeit auf dem neusten Stand sein müssen, insbesondere in Bezug auf die sie betreffenden Prozesse. Promapp® ordnet über das Rollenmodell den Mitarbeitern ihre jeweiligen Prozesse zu. So können die richtigen Personen zur richtigen Zeit über Änderungen informiert werden.
4) Dokumentenmanagement:
Qualitätsdokumente müssen gepflegt und zur Verfügung gestellt werden. Promapp® bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral abzulegen und sogar an betreffende Prozessschritte anzuhängen. Eine Dokumentenhistorie mit allen vorherigen Dokumentenversionen ist ebenfalls enthalten.
5) Definition von Qualitätszielen:
Um den Grundsatz der faktengestützten Entscheidungsfindung zu realisieren, sollten Prozesse anhand der Erfüllung von quantitativen oder qualitativen Kennzahlen gemessen werden. Promapp® fordert bereits bei der Modellierung von Prozessen, Leistungskennzahlen für einen Prozess anzugeben. Die Einbindung von Qualitätszielen ist somit selbstverständlich.
6) Dokumentation des QM-Systems:
Ein Teil der Dokumentation ist Promapp® selbst. Es beinhaltet die vollständige Prozesslandkarte mit allen Prozessen und ihren Beziehungen untereinander. Durch die Eigenheit des Promapp®-Notationsstandards lassen sich selbst einzelne Arbeitsanweisungen direkt in den Prozessmodellen festlegen. Zusätzliche Dokumente, wie die Qualitätspolitik, lassen sich zusätzlich ablegen.
7) Beziehungsmanagement:
Dieser Grundsatz der ISO 9001 wird von Promapp® explizit auf Prozessebene unterstützt. Zu jedem Prozess lässt sich eine RACI-Matrix ausfüllen, die alle interessierten Personen dokumentiert.
Wie bereits erwähnt gibt es kein System, das von sich aus bereits eine ISO-Zertifizierung mitbringt. Entsprechend ist auch Nintex Promapp® kein Allheilmittel. Da es jedoch einige Kriterien der ISO 9001 praktisch direkt erfüllt, kann es perfekt als Fundament genutzt werden, auf das man ein zertifiziertes QM-System aufbauen kann.
