Wachstum bedeutet Veränderung – nicht nur strategisch, sondern auch ökonomisch. Immer mehr Unternehmen expandieren und erweitern ihr Geschäft um neue Standorte. Ergosign zählt zu unseren Digital Champion. Warum? Das Unternehmen konnte mit Hilfe der Digitalisierung die Zusammenarbeit im Unternehmen und innerhalb von Projekten über mehrere Standorte hinweg optimieren.

Projektdienstleister wie Agenturen, Unternehmensberatungen oder IT-Dienstleister stehen durchweg vor der Herausforderung Projekte effektiver zu planen, zu steuern und zu koordinieren. Grundvoraussetzung dafür sind durchgängige und transparente Prozesse sowie ein umfangreiches Controlling.

Kundenprojekte werden außerdem immer flexibler und erfordern eine mobile Arbeitsweise. Daraus ergeben sich oftmals für Mitarbeiter folgende Anforderungen an ihren Arbeitsalltag:

  • Mobiler Zugriff auf alle relevante (Projekt-)daten
  • Einfache Zeit- und Reisekostenerfassung

Geschäftsführung und Projektleitung erfüllen folgende Aufgaben:

  • Projektplanung und Terminierung
  • Projektressourcenmanagement
  • Projektkalkulation und Forecasts
  • Controlling

Müssen diese Anforderungen standortübergreifend gelöst werden, kommen Unternehmen mit Insellösungen, Exceltabellen und Co. nicht mehr weit.

Ergosign, ein mittelständisches Unternehmen mit 140 Mitarbeitern und Spezialisierung auf UX Design, strategische UX Beratung und UI Development, stand vor der Herausforderung, mehrere Standorte in einer Lösung abzubilden. Das Ziel war, für Geschäftsführung und Projektleitung mehr Transparenz zu schaffen und gleichzeitig Mitarbeitern Tools an die Hand zu geben, mit denen sie schnell und effektiv arbeiten können.

Die Projekt-Anforderungen

Ergosign verfügt über insgesamt sechs Standorte in Saarbrücken, Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Zürich. Das Kerngeschäft wird zentral vom Headquarter in Saarbrücken gesteuert. Ergosign bedient Projekte standortübergreifend. Der IT-Dienstleister ist häufig bei Kunden vor Ort und steht vor der Herausforderung, relevante Daten an das Headquarter zurückzumelden. Aufgrund der hohen Reisetätigkeit war es dem IT-Dienstleister wichtig, unabhängig von Ort und Zeit auf Daten zugreifen zu können. Außerdem sollten Reisezeiten direkt ins System zurückgemeldet werden können. Zentraler Projekt-Bestandteil war die Etablierung eines umfangreichen und einheitlichen Projektcontrollings, welches eine bessere Übersicht über alle Standorte ermöglichen solle. Das Ziel: mehr Flexibilität und einer höhere Anpassungsfähigkeit.

Nach sorgfältiger Prüfung konnte SAP Business ByDesign als skalierbare und flexible Lösung mit folgenden Aspekten überzeugen:

  • Einheitliche Datenbasis durch zentrale Datenhaltung in einem System (Projektmanagement, Vertrieb, Buchhaltung, Finanzen etc.)
  • Mobilität – Datenzugriff unabhängig von Ort und Zeit
  • Skalierbarkeit – die Software, die mitwächst
  • Dank Cloud sind keine eigenen IT Ressourcen notwendig
  • Kalkulierbare Kosten dank monatlichem Mietmodell
  • Schnellere Entscheidungen durch umfangreiches Controlling und Reporting für das Management
  • Höchste Sicherheit und Compliance

Mit SAP Business ByDesign zu mehr Transparenz und Flexibilität

SAP Business ByDesign ermöglicht die Ablage und Anpassung der Projektdaten sowie die Erfassung von Projektzeiten unabhängig von Ort und Zeit. Des Weiteren können Spesenabrechnungen mobil erstellt und direkt ins System eingespielt werden. Die entscheidenden Personen haben Zugriff auf das System und können zeitsparend einen Überblick über laufende Projekte erhalten. Ergosign entschied sich bei SAP Business ByDesign für die Module Vertrieb, Customer Relationship Management, Finanzmanagement und Projektmanagement. SAP Business ByDesign unterstützt vom Projektmanagement über die Faktura bis hin zu administrativen Tätigkeiten wie z. B. Urlaubsanträgen. Genau dieser Aspekt war für Ergosign ausschlaggebend – alle benötigten Features stehen dem Unternehmen gebündelt in einem System zur Verfügung.

 

Weiterführende Informationen

Lese-Empfehlung für Beratungsunternehmen: Whitepaper «Smarte Prozesse und ein digitaler Draht zum Kunden»

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