Das Thema Arbeitszeiterfassung wird nicht erst seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in der Arbeitswelt heiß diskutiert. Arbeitgeber sehen sich mit der Fragestellung konfrontiert, mit welcher Methode Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen sollen und vor allem mit Hilfe welcher Anwendung. Müssen neue Anwendungen benutzt werden oder bieten die bereits vorhandenen die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung gleich mit zu erledigen?
Das Produkt Field Service Management (FSM) der SAP bietet im Rahmen der Abarbeitung von Serviceaufträgen die Möglichkeit, Aufwände der einzelnen Mitarbeitenden zu erfassen. Neben diesen auftragsbezogenen Zeiten fallen jedoch noch administrative Zeiten (interne Besprechungen, Schulungen) oder Fehlzeiten (Krankheitstage, Urlaubstage) an, die ebenfalls dokumentiert werden müssen. Bietet SAP FSM hier auch Möglichkeiten? Die Antwort auf diese Frage lautet eindeutig: Ja!

Im Folgenden werden die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassungen im SAP FSM dargestellt und es soll gezeigt werden, wie diese sich ergänzen. Dabei konzentrieren wir uns auf die Erfassung in der mobilen Anwendung, die für Windows, iOS und Android zur Verfügung steht.

Aufwände

Aufwände sind die Zeiten, die während der Abarbeitung eines Einsatzes anfallen. Diese können sowohl automatisch, als auch manuell erfasst werden. Die automatische Erfassung von Aufwänden ist mit Schritten des Service Workflows verbunden, der bei der Einsatzbearbeitung verwendet wird. SAP FSM speichert sich die Anfangs- sowie Endzeit des Workflow-Schrittes und errechnet sich daraus die Dauer. Je nach Systemeinstellung hat der/die Mitarbeitende im Anschluss immer noch die Möglichkeit, diese Zeiten anzupassen, falls ein Workflow-Schritt zu früh bzw. zu spät begonnen bzw. beendet wurde. Mit Hilfe des Workflow-Schrittes Travel können auch Reisezeiten automatisch erfasst werden.

Bei der manuellen Erfassung hingegen werden die Schritte des Workflows nicht mit einem Automatismus verbunden, sondern der/die Mitarbeitende muss sämtliche Zeiten selbst eintragen. Dies kann beispielsweise sehr hilfreich sein, wenn es aus Sicherheitsgründen nicht möglich ist, die Erfassungsgeräte an den Arbeitsorten mitzuführen. Übrigens ist es natürlich auch möglich, die automatische und die manuelle Erfassung miteinander zu kombinieren. In der mobilen Anwendung werden diese Zeiten dann gesammelt im Bereich Aufwände dargestellt. Die einzige Ausnahme stellen die Fahrzeiten dar, die im Bereich “Spesen und Material” zu finden sind.

Aufwände Zeiten SAP FSM

Aufwände Fahrten SAP FSM

Arbeitszeiten

Arbeitszeiten können im Gegensatz zu Aufwänden im Allgemeinen nicht weiterfakturiert werden. Hierzu zählen beispielsweise administrative Zeiten wie interne Besprechungen oder Schulungsteilnahmen oder auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit. Die Arbeitszeiterfassung kann ebenfalls an den Service-Workflow gekoppelt werden, was sich beispielsweise für die Erfassung von Pausen anbietet. Darüberhinaus können die Arbeitszeiten auch manuell erfasst werden, sodass dies auch im Vorfeld (für Urlaub und Schulungen) oder im Nachgang erfolgen kann.

Eine Übersicht der erfassten Arbeitszeiten finden sich im entsprechenden Bereich der mobilen Anwendung.

Arbeitszeiten SAP FSM

Zeiterfassung

Wir haben in den vorhergehenden Abschnitten die verschiedenen Zeiten kennengelernt, die mit Hilfe des SAP FSM erfasst werden können. Wie jeweils aufgeführt, finden sich die Zeiten in unterschiedlichen Bereichen der Anwendung wieder. Dadurch hat der/die Mitarbeitende im ersten Moment jedoch keinen kompletten Überblick über alle erfassten Zeiten.
Hierfür wurde der noch relativ neue Bereich der Zeiterfassung veröffentlicht, in dem Aufwände, Reisezeiten und Arbeitszeiten sowohl in einer Liste als auch im Kalender dargestellt werden können. Dies hilft dem/der Mitarbeitenden dabei zu kontrollieren, ob alle Zeiten für einen bestimmten Tag erfasst sind oder ob es aus Versehen auch Überschneidungen gibt. Wählt man die kalendarische Ansicht aus, so erhält man auch eine zusammenfassende Darstellung der Zeiten.

Zeiterfassung SAP FSM

Wollen Sie auch Ihre Arbeitszeiterfassung mit SAP Field Service Management ordnungsgemäß durchführen oder haben hierzu noch offene Fragen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf Sie!