Wissen Sie, ob Ihre Projekte noch rentabel sind? Können Sie sich schnell einen Überblick über den aktuellen Projektstand verschaffen? Wir geben einen Einblick darin, auf was man beim Projektmanagement im Anlagenbau achten sollte und wie IT unterstützen kann.
Laut einer Studie von Pierre Audoin Consultants und Hays scheitert knapp jedes 6. Projekt. Grund genug also, sich genau diese Fragen zu stellen. Denn oft können diese nicht direkt beantwortet werden, müssen doch zuerst einzelne Ansprechpartner zu Rate gezogen und verschiedene Excel-Tabellen und weitere Planungstools konsultiert werden.
Im Anlagenbau sind die meisten Projekte einzigartig. Hinzu kommen ihre Komplexität und eine Vielzahl von Unsicherheiten und potentiellen Risiken, die damit einhergehen. Keine leichten Grundvorrausetzungen für die Projektabwicklung, die von vielen unterschiedlichen Aktivitäten geprägt ist. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Einhaltung von Terminen und Budgets. Eine zuverlässige Planung und Steuerung bei solch komplexen Projekten ist somit unerlässlich.
Herausforderungen im Projektmanagement
Kleine Abweichungen vom Projektverlauf können sich sehr schnell negativ auf die Rentabilität des Projekts auswirken. Die Zeitverzögerungen bzw. Abweichungen haben meist folgende Ursachen: eine fehlerhafte Vorkalkulation, ungeplante, höhere Mehraufwendungen aufgrund fehlerhafter Leistungsdefinitionen, Verzögerungen bei der Produktion oder organisatorische Probleme.
Viele dieser Probleme lassen sich durch die historisch gewachsenen Strukturen in einem solchen Betrieb erklären. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit gab es meist nur wenige Mitarbeiter und ein bis zwei Projekte konnten immer sehr gut durch persönliche Gespräche überwacht bzw. in kritischen Situationen entsprechend reagiert werden.
Mit zunehmendem Erfolg steigt jedoch die Anzahl der Projekte, Kunden und damit auch der eigenen Mitarbeiter. Jeder neue Projektleiter schwört auf seine eigenen Tools und auf seine Art der Vor- und Nachkalkulation. Die Zusammenarbeit mit dem Einkauf wird immer schwieriger, da durch die Anzahl der Projekte die Bedarfsermittlung immer komplexer wird. Hinzukommen spezielle Preisvereinbarungen je Projekt oder Kunde.
Der IT-Abteilung fällt es dadurch immer schwerer, die Daten zusammen zu bringen bzw. von System zu System zu transportieren, vor allem ohne dass etwas verloren geht bzw. Fehler passieren. Demnach ist auch eine Unternehmenssteuerung immer schwieriger, die Daten müssen aus diversen System konsolidiert und aufbereitet werden, um einfachste Auswertungen zu erstellen. Der Zeitaufwand ist hierfür enorm.
Im Projektverlauf stehen Projektverantwortliche regelmäßig vor folgenden Herausforderungen:
Ressourcen- und Terminplanung
Welcher Mitarbeiter steht wann zur Verfügung? Welche Fertigungskapazitäten sind noch frei?
Rückmeldung und Status-Update
Wie ist der aktuelle Projektstatus? Wie schnell stehen aussagekräftige Zahlen und Reportings bereit? Ist die Transparenz über alle Projektphasen hinweg gegeben?
Terminabweichungen
Gibt es Terminabweichungen in Beschaffung und Fertigung? Wie schnell werden diese gemeldet?
Kostenübersicht
Wie stehen die budgetierten Projektkosten in Vergleich zu den tatsächlich anfallenden Kosten? Wie schnell kann auf Abweichungen reagiert werden? Werden Lieferantenrechnungen direkt erfasst und sind einsehbar?
IT-Unterstützung als Lösung
Die Antwort auf diese Anforderungen liegt klar auf der Hand, mit Excel-Tabellen und verschiedenen Planungstools kommt man ab einer gewissen Größe und Komplexität nicht weiter. Benötigt wird ein vollintegriertes ERP-System, in dem alle Bereiche über den Vertrieb, das Projektmanagement, die Lagerverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung und dem Reporting zusammengefasst sind. Da alle relevanten Prozesse abgebildet werden können und somit die Aktualität und Vollständigkeit der Daten gewährleistet ist, ist die Transparenz für den Projektleiter gegeben. Das mühselige Zusammensuchen und Nachfragen der benötigten Informationen entfällt.
Doch welche Kriterien sollte ein ERP-System mitbringen, um nicht nur die Funktionen für ein klassisches Projektmanagement zu erfüllen, sondern auch den Anforderungen im Anlagenbau gerecht zu werden.
Checkliste: Welche elementaren Funktionalitäten für den Anlagenbau sollte ein ERP-System mitbringen?
- umfangreiche Projektcontrollingfunktionen
- Daten aus externen CAD Anwendungen sollten per Knopfdruck in das System importiert werden können um somit einfach Angebotskalkulationen erstellen zu können
- Bedarfsermittlungen und Bestellungen sollten durch integriertes Lagermanagement vollständig automatisierbar sein
- Bestellpositionen sollten einem Projekt eindeutig zugeordnet werden können, so dass auch spezielle Rabatte je Projekt oder Kunde mit Lieferanten einfach gehandhabt werden können
- Automatisierung durch EDI Integration zu Lieferanten
- neben der Vorkalkulation der Projekte sollte auch die Nachkalkulation bis auf Projektaufgabenebene möglich sein
- Anzahlungen und Bürgschaften sollten transparent für jedes Projekt und jeden Kunden auswertbar sein
- alle Daten sollten nahtlos in die Finanzbuchhaltung und das Unternehmenscontrolling fließen
Vom Auftrag bis zum Controlling des Projekts: SAP Business ByDesign für Anlagenbau
