Im Workflow Designer der Nintex Workflow Cloud Platform spiegelt sich diese Partnerschaft konkret durch die Verf\u00fcgbarkeit der beiden Actions \u201eGet Signature\u201c und \u201eStore signed documents\u201c wider.<\/p>\n
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Mit \u201eGet Signature\u201c werden Aufforderungen zur Unterschrift versendet und automatisch die drei m\u00f6glichen Outcomes \u201eExpired\u201c, \u201eCompleted\u201c und \u201eAborted\u201c angelegt. Wenn das Dokument unterschrieben worden ist (\u201eCompleted\u201c), bietet \u201eStore signed documents\u201c zus\u00e4tzlich die M\u00f6glichkeit, dass man das signierte Dokument direkt wieder in einer Cloud ablegen kann. Das ist eine sinnvolle Erweiterung der eigentlichen E-Signature, soll hier aber nicht der Hauptfokus sein.<\/p>\n
Die Konfiguration von \u201eGet Signature\u201c<\/h2>\n
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Als aller erstes muss man f\u00fcr \u201eGet Signature\u201c eine Verbindung mit seinem Adobe Sign Konto herstellen. Danach sollte man einen Empf\u00e4nger bestimmen, der die Afforderung zur Unterschrift bekommen soll. Hier kann man auch mehrere Empf\u00e4nger eintragen (\u201eAdd recipient\u201c). In dem Fall l\u00e4sst sich auch bestimmen, ob die Empf\u00e4nger in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden m\u00fcssen. Das ist sehr hilfreich, wenn zum Beispiel ein Arbeitsvertrag zun\u00e4chst von einem Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer unterzeichnet werden soll, bevor er an den zuk\u00fcnftigen Mitarbeiter geht. \u201eRecipient Role\u201c legt fest, welche Aktion der Empf\u00e4nger auszuf\u00fchren hat. Hier kann man aus mehreren w\u00e4hlen:<\/p>\n
- \n
- Signer<\/li>\n
- Approver<\/li>\n
- Acceptor<\/li>\n
- Certified recipient<\/li>\n
- Form filler<\/li>\n
- Delegator<\/li>\n<\/ul>\n
Je nach gew\u00e4hlter Rolle muss der Empf\u00e4nger also unterschreiben, akzeptieren, zur Kenntnis nehmen etc.<\/p>\n
\u201eAgreement name\u201c und \u201eMessage\u201c bestimmen den Betreff und den Text der Mail, mit der die Aufforderung verschickt wird.<\/p>\n
Au\u00dferdem kann man auf den Tag genau einstellen, wann die Signieraufforderung abl\u00e4uft. Das verhindert unsch\u00f6ne \u00dcberraschungen, wenn ein Jahr sp\u00e4ter pl\u00f6tzlich jemand mit einem unterschriebenen Dokument vor der T\u00fcr steht \u2013 und dieses dann auch noch rechtskr\u00e4ftig ist!<\/p>\n
Man kann zudem Reminder in regelm\u00e4\u00dfigen Zeitabst\u00e4nden senden, das signierte Dokument mit einem Passwort verschl\u00fcsseln, sowie eine URL hinterlegen, zu der der Unterzeichner nach der Unterschrift weitergeleitet werden soll.<\/p>\n
Als n\u00e4chstes sollte man nat\u00fcrlich noch das grundlegende Dokument ausw\u00e4hlen, das es zu unterschreiben gilt. Es k\u00f6nnen grunds\u00e4tzlich auch mehrere Dokumente versendet werden. Als Dokumentenquelle kann der Konnektor zu Adobe Sign hinterlegt werden, aber auch andere externe Konnektoren zu One Drive, Box, Dropbox und Google Drive k\u00f6nnen gew\u00e4hlt werden. Selbst aus einer Workflow Variable heraus kann ein Dokument gespeist werden.<\/p>\n
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<\/p>\nDer letzte wichtige Punkt ist das Abspeichern der Outputs dieser Action. Hier bietet sich eine gro\u00dfe Auswahl an Daten, die man speichern kann, aber nicht muss:<\/p>\n
- \n
- Agreement ID<\/li>\n
- Agreement URL<\/li>\n
- Signed Files<\/li>\n
- Agreement Status<\/li>\n
- Created date time<\/li>\n
- Aborted date time<\/li>\n
- Expired date time<\/li>\n
- Completed date time<\/li>\n<\/ul>\n
Wie im Bild angedeutet, ben\u00f6tigt man in der Folge auf jeden Fall die Agreement ID, wenn man als n\u00e4chstes die Action \u201eStore signed documents\u201c nutzen m\u00f6chte, da die \u00dcbergabe des signierten Dokuments \u00fcber diese ID geregelt wird. Sie wird deshalb hier in der Workflow Variablen \u201eAgreementID\u201c abgelegt.<\/p>\n
Kann man die zu signierenden Dokumente dynamisch generieren? Die Nintex Workflow Cloud bietet mit Actions, wie z.B. \u201eGenerate Document\u201c das n\u00f6tige Werkzeug, um Vertragsdokumente im Vorfeld automatisiert zu generieren. Dabei k\u00f6nnen Dokumentenvorlagen mit den Daten des individuellen Workflows angereichert werden. Das resultierende Dokument kann dann in einer Workflow Variablen vorgehalten werden, die wiederum als Dokumentenquelle f\u00fcr die \u201eGet Signature\u201c Action dient.<\/p>\n
Das Feature ist stark individualisierbar!<\/h2>\n
\u201eGet Signature\u201c bietet \u00fcber Adobe Sign offensichtlich einen sehr hohen Detailierungsgrad an, um auf die verschiedenen Bed\u00fcrfnisse der Nutzer in einem Best\u00e4tigungsprozess eingehen zu k\u00f6nnen. Aber E-Signatures sind in Nintex Workflow Cloud keineswegs auf Adobe Sign beschr\u00e4nkt. \u00dcber individuelle Konnektoren (Xtensions) kann jeder beliebige Anbieter von E-Signatures eingebunden werden. Standardm\u00e4\u00dfig ist so beispielsweise bereits DocuSign als Alternative verf\u00fcgbar.<\/p>\n
Ganz gleich f\u00fcr welchen E-Signature Anbieter man sich entscheidet, oder wie man das Feature f\u00fcr seine Bed\u00fcrfnisse konfiguriert, Nintex Workflow Cloud bietet alle nur denkbaren M\u00f6glichkeiten an. Das gr\u00f6\u00dfere Problem stellt wohl auch heute noch teilweise die mangelnde Bereitschaft dar, papierlose Signaturen nutzen zu wollen. Rechtlich gesehen gibt es daf\u00fcr jedoch meist keinen Grund und auch ansonsten w\u00fcrde man sich damit das Leben leichter machen.<\/p>\n
Link zu Nintex Workflow Cloud<\/h2>\n