Controlling, ja bitte! Aber wie praktikabel und übersichtlich gestalten? Wir zeigen an unserem eigenen Best Practice, wie ein Dashboard den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Kennzahlen sind in vielen Unternehmensbereichen essenziell für ein erfolgreiches Business. Einer dieser Bereiche ist mit Sicherheit der Vertrieb, wie in unserem Fall. Das Vertriebscontrolling durch ein Dashboard aufzuwerten lag somit auf der Hand. Unser Kollege Michael, Specialized Sales Data Analytics & Nintex licensing, hat das Projekt von Anfang an begleitet und beantwortet die wichtigsten Fragen – von den Anforderungen an ein Vertriebs Dashboard bis hin zum der konkreten Umsetzung.
Werfen wir einen Blick zurück Michael. Wie war die Ausgangssituation?
Als ich im Januar 2016 bei der Data One meinen Job im Vertrieb begann, gab es die üblichen Meetingformate in denen wir in regelmäßigen Abständen, die wichtigsten Vertriebskennzahlen besprochen wurden bzw. immer noch werden.
Schon nach meinen ersten Meetings wurde mir sehr schnell klar, dass wir zwar die notwendigen Vertriebskennzahlen aus unserem System herausziehen konnten, jedoch war dies immer mit sehr viel Aufwand verbunden, da die vom System zur Verfügung gestellten Berichte zum einem nicht alle notwendigen Informationen lieferten und zum anderen die benötigten Filtermöglichkeiten nur zeitaufwendig durchgeführt werden konnten. Außerdem kristallisierte sich bei meinen Vertriebskollegen und bei mir der Wunsch heraus, schnell und einfach die bereitgestellten Vertriebskennzahlen auch außerhalb der Meetings einzusehen und im besten Fall auch noch auf dem aktuellsten Stand. Mit jedem weiteren Meeting wurde nun dieser Wunsch nach einem besseren Reporting immer größer und wir stellten außerdem fest das unser aktuelles Reporting nichts mit unserer Vision eines modernen Arbeitsplatzes zu tun hatte. Initiiert durch unsere neue Vertriebsleiterin beschlossen wir dies zu ändern und ging es nun an die Umsetzung des neuen Reportings. Außerdem wurde auch von der Geschäftsführung beschlossen einem weiteren Dashboard zu entwickeln, der die wichtigsten Kennzahlen an alle Mitarbeiter kommuniziert.
Was sollte ein Sales Dashboard können? Für welches Tool und welche Funktionen habt ihr euch entschieden und wieso?
Die Auswahl einer Reportinganwendung war schnell getroffen, da wir als Microsoft Partner mit MS Power BI ein genau solche Anwendung in unserem Portfolio haben. Im nächsten Schritt ging es nun darum zu analysieren, welche Informationen wir benötigten und welche Auswahl-/ Analysemöglichkeiten. Nach zwei Analysedurchläufen entschieden wir uns für die 4 Hauptreiter „Auftragseingänge“ „Verträge“ „Rechnungsvolumen“ und „Opportunities“ in denen alle bei der Analyse definierten Kennzahlen integriert sind.
Nachdem nun alle Anforderungen an den Report aufgenommen wurden, übergaben wir diese an unseren Fachbereich. Typisch für die Erstellung eines Reportings, zeigte sich nun auch bei dieser Umsetzung, dass die Hauptaufwände bei Identifizierung und Aufbereitung der Quellberichte entstehen und die eigentliche Erstellung des Reports in Power BI dann verhältnismäßige schnell und unkompliziert abläuft. Aus technischer Sicht bildet SAP Business ByDesign die Datenquelle, aus der Mittels OData Feed fünf Quellberichte gezogen werden. Zudem aktualisieren sich die Quellberichte täglich zu zwei fest definierten Uhrzeiten.
Wie ging es nach der technischen Umsetzung weiter?
Das Reporting war nun fertig und im nächsten Schritt wurde dann überlegt wie dieses unserem Team zur Verfügung gestellt werden kann, so dass dieser zu jederzeit von einem Teammitglied aufgerufen werden kann. Da zum damaligen Zeitpunkt Microsoft mit Teams eine neue Collaborations Plattform zur Verfügung stellte und wir bereits damit begonnen hatten erste Erfahrungen zu sammeln, war schnell klar, dass der Report über unser MS Teams Vertriebscollaborationsraum bereitgestellt wird. Die Integration ging sehr einfach, da nur ein extra Power BI Reiter hinzugefügt werden musste und schon konnte jedes Mitglied des Vertriebscollaborationsraumes auf den Report zugreifen.
Wie es immer in einem solchen Projekt ist, ergaben sich auch hier bei der Verwendung des Reports weitere Anforderungen, so dass im späteren Verlauf noch die Berichtsreiter „Auftragseingang nach Produktkategorie“ und „Auftragseingang nach Mitarbeiter“ hinzugefügt wurden.
Ihr habt das Sales Dashboard jetzt schon mehrere Jahre im Einsatz. Was ist dein Resümee?
Alles in allem konnten wir mit Power BI ein Vertriebscontrolling aufbauen, welches noch heute sehr erfolgreich im Einsatz ist und jedem Vertriebsmitarbeiter schnell und übersichtlich die wichtigsten Vertriebskennzahlen zur Verfügung stellt.
Die nachfolgenden Bilder zeigen Screenshots unserer Vertriebscontrolling Demo, die in anonymisierter Form den oben beschriebenen Report darstellt. Ich denke hier erkennt man auf den ersten Blick, welchen Mehrwert ein Sales Dashboard im Vergleich zu beispielsweise einer Excel-Tabelle hat. Wenn man alle wichtigen Infos auf einen Blick erhält, hat man mehr Zeit für das Wesentliche, den Kunden.
