Als mittelständisches Beratungsunternehmen mit vielen Projekten, Berater:innen und unterschiedlichsten Kunden, kamen wir als Data One irgendwann an den Punkt, an dem weiteres Wachstum nur noch mit der passenden Software – einem zentralen ERP-System – sinnvoll möglich war. Geschäftsführer und CFO Stefan Fuchs teilt in diesem Artikel seine Erfahrungen mit SAP Business ByDesign und erklärt, warum die Lösung auch nach Jahren immer noch die richtige Wahl für ihn ist.
Stefan, wie und wozu nutzt du SAP Business ByDesign genau?
Als Verantwortlicher für die betriebswirtschaftlichen Prozesse der Data One schaue ich mir immer aktuelle Geschäftszahlen und alle Fakten rund um die Rentabilität unseres Unternehmens an. Für meine täglichen Entscheidungen als Geschäftsführer ist es wichtig, jederzeit die GuV, Liquidität, Auftragslage, offene Posten und unsere Bilanz im Blick zu haben – diese Daten beziehe ich ausnahmslos alle aus unserem ERP-System. Dafür habe ich mir beispielsweise spezielle Berichte und mein individuelles Dashboard zusammengestellt, was in SAP Business ByDesign sehr schnell und einfach machbar ist. Gleichzeitig nutze ich das System, um jederzeit aktuelle Umsatzzahlen, Aufträge, ausstehende Angebote und zum Beispiel aktuelle Mitarbeitendenlisten einzusehen – ganz ohne Insellösungen oder händisches Zusammenstellen verschiedener Daten.
Welche zwei Eigenschaften von SAP Business ByDesign sind für dich die wichtigsten?
Erstens, dass SAP Business ByDesign alle Geschäftsprozesse ohne Insellösungen in einer Software abbildet und zweitens, dass es sich um ein absolut prozessgetriebenes ERP-System handelt. Bei Data One spielen Abläufe wie die Zeiterfassung, Krankmeldung, Urlaubsgenehmigungen, Leistungsverrechnung und das Mahnwesen eine enorme Rolle – oft hängt hier bares Geld in Prozessen. Unser ERP-System bündelt all diese Abläufe, ganz ohne Insellösungen. Früher waren Spesenabrechnungen und die Übertragung der Buchhaltungsdaten in unser damaliges ERP-System sehr aufwendig und komplett manuell. Heute hingegen werden die Spesen direkt vom Mitarbeitenden im SAP Business ByDesign erfasst, Belege angefügt, Genehmigungen eingeholt und es wird ggf. sogar automatisch dem Kundenprojekt zugeordnet und entsprechend in Rechnung gestellt. An diesem Beispiel zeigt sich ebenso deutlich, dass SAP Business ByDesign absolut prozessgetrieben konzipiert und optimiert ist.
Die Geschäftsführung der Data One besteht aus drei Personen – inwieweit vereinfacht SAP Business ByDesign eure Zusammenarbeit?
Jeder Geschäftsführer bei Data One hat natürlich seinen eigenen Fokus. Während mein Steckenpferd die Finanzbuchhaltung ist, befassen sich meine beiden Kollegen stärker mit Themen wie der Sales-Pipeline, Angeboten und anstehenden Aufträgen. So tummele ich mich innerhalb von SAP Business ByDesign gerne in den Tiefen der System-Module für die GuV, das Mahnwesen oder die Bilanz, weil es meine „Hausthemen“ sind, während sich Lars und Jochen eher die aktuellen Vertriebszahlen anschauen. Im Endeffekt hat aber jeder von uns unabhängig von den Anderen die Möglichkeit alle Themenfelder zu überblicken. Für jeden Bereich gibt es Berichte und Dashboards, die so selbsterklärend sind, dass man sie direkt konsumieren und interpretieren kann.
Wie sahen die Geschäftsprozesse bei Data One technologieseitig vor SAP Business ByDesign aus?
(lacht) Zum Glück ist das schon lange her. Ganz früher, also vor 20 Jahren mit weniger als zehn Mitarbeitenden, betrieben wir „Controlling-by-Kontoauszug“ – der Cashflow war unser Indiz für die Geschäftsentwicklung. Rechnungen wurden einfach in Word geschrieben und die Geschäftsführung selbst war in allen Prozessen persönlich involviert. Danach folgte der Umstieg auf ein kleineres ERP-System. Hier gelangten wir aber beispielsweise in Sachen Zeiterfassung (damals via Excel) und Spesenabrechnungen schnell an unsere Grenzen. Der Fokus dieser Lösung lag ausschließlich auf Buchhaltung und Abrechnung. Nach fünf Jahren mit diesem kleineren ERP stellten wir dann im September 2011 auf SAP Business ByDesign um. Und das System passt für uns auch nach über zehn Jahren noch perfekt zu unseren weiterhin gestiegenen Anforderungen – sogar nach der Eingliederung in die bzw. als Tochter der ORBIS SE.
Wie hast du damals die Einführung von SAP Business ByDesign empfunden? Was ist vielleicht auch schiefgelaufen?
Wir sind damals sicher auch ein Stück naiv an die Sache herangegangen und haben ganz einfach mit dem Projekt begonnen – das sollte natürlich eher keine Blaupause für unsere Kunden sein. Nach unseren zahlreichen ERP-Kundenprojekten hat unser Consultingteam ein klares Projektvorgehen und nachvollziehbare Festpreispakete für eine solche ERP-Implementierung etabliert. Dazu kam, dass SAP Business ByDesign damals noch in den Kinderschuhen steckte und noch nicht so ausgereift war wie heute – denn auch das System hat sich über die Jahre deutlich weiterentwickelt. In regelmäßigen Updates durch die SAP, werden permanent neue Funktionen und Erweiterungen eingespielt, sodass wir immer auf dem neusten Stand sind und keinesfalls im Status Quo von 2011 verharren! Auch bei gesetzlichen Änderungen (etwa, wenn sich Spesensätze ändern) müssen wir selbst nicht aktiv eingreifen, denn die Updates sorgen hier gleichzeitig für Rechtssicherheit.
Inwieweit profitiert Data One als Unternehmen von SAP Business ByDesign?
Unumstritten haben wir dank SAP Business ByDesign geringere Aufwände in administrativen Tätigkeiten, klarer strukturierte Prozesse und unternehmensweit einfach mehr Transparenz. Aber das wären meine grundlegenden Anforderungen an ein modernes ERP-System. Gerade wenn ich in meinen Fachbereich blicke, sorgt SAP Business ByDesign aber auch dafür, dass neue Kolleg:innen deutlich schneller eingearbeitet werden können. Soll beispielsweise ein neuer Drucker ins Anlagevermögen gelangen, so muss nur die richtige Anlageklasse „Notebooks & Drucker“ gewählt werden und schon übernimmt das System die vorkonfigurierte Ausschreibungsmethode und Ausschreibungsdauer. Das macht die Erfassung sehr leichtgängig, sodass neue Fachkräfte viel schneller eingearbeitet werden können. Darüber hinaus ist für mich wichtig, dass wir uns überhaupt nicht mit dem Betrieb und der Stabilität unseres ERP-Systems beschäftigen müssen – seit Jahren läuft es ausfallsicher, zuverlässig und regelt quasi geräuschlos unsere Geschäftsprozesse wie ein Schweizer Uhrwerk im Hintergrund. Das klingt simpel, schafft uns aber enorme Freiräume. So können wir uns nicht nur auf die Beratung unserer Kunden fokussieren, sondern schaffen es auch unseren Jahresabschluss schon in der dritten Januarwoche vom Tisch zu haben.
Was steht technologieseitig noch auf deiner Wunschliste, Stefan?
Puh, das ist wirklich eine schwere Frage. SAP Business ByDesign hat aus meiner Sicht keine Technologie-Inseln übriggelassen, die mir noch „blinde Flecke“ im Unternehmen bescheren würden. Das System deckt im Standard schon über 95% unserer Prozesse und Anforderungen bestens ab. Deshalb müssen wir uns vor Augen halten, dass mit jeder weiteren Funktionalität auch zusätzliche Komplexität entsteht. Denn natürlich gäbe es viele Möglichkeiten sehr spezielle, individuelle Funktionen zu ergänzen – etwa mit Add-Ons, über die verfügbaren Schnittstellen oder durch individuelle Zusatzentwicklung. Aber aus meiner Sicht ist die Tiefe und Anpassbarkeit der System-Module im Standard für uns absolut ausreichend und ich bin der Überzeugung, dass das für die große Mehrheit anderer Mittelständler genauso ist.
