Eine neue digitale Heimat für Dataport AöR

Unternehmensweite Vernetzung dank neuem Social Intranet

Mit Change Management zur erfolgreichen Social Intranet Einführung

Zusammenrücken in der digitalen Heimat

Dynamische Unternehmenskultur
Durch das Gesamtprojekt konnte ein Social Intranet geschaffen werden, welches Veränderungen flexibel abbildet und somit eine dynamischere Unternehmenskultur unterstützt, die offen für heutige und künftige Veränderung ist und den aufgeschlossenen Austausch miteinander fördert.
Informationen transparent machen
Durch die Implementierung schuf Dataport AöR eine übersichtlichere Struktur für sein neues Intranet, die deutlich mehr Transparenz für Nutzer:innen erzielt. Dadurch können Ansprechpartner:innen und Informationen besser gefunden werden, wobei spezielle Individualisierungsmöglichkeiten gleichzeitig eine Informationsflut von allen Seiten unterbinden.
Gesteigerte Zufriedenheit
Eine frühe Beteiligung der Mitarbeitenden und daraus abgeleitete bedarfsgerechte Maßnahmen wurden ausgearbeitet, um den bevorstehenden Wandel möglichst optimal vorzubereiten. Der Erhalt des „Wir“-Gefühls war dem Projektteam eine absolute Priorität.
Abteilungsübergreifende Vernetzung
Die Einführung unterschiedlicher Communities und die Vergabe von entsprechenden Rollen fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und stärkt gleichzeitig das Gefühl von Verantwortlichkeit unter den Einheiten. Diese Art von Vernetzung steigert dabei das Engagement der gesamten Belegschaft.
Dataport AÖR
dataport
Dataport AöR ist der IT-Dienstleister aus dem Norden für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Täglich vertrauen Bürger:innen und Unternehmen dem Staat und der Verwaltung sensible Daten an, die nicht nur sicher, sondern auch effizient und digital souverän verarbeitet werden wollen. Mit der Entwicklung innovativer IT-Services, die Verwaltungsprozesse für Behörden und Bürger:innen einfach machen, ist Dataport ein zentraler Treiber für den digitalen Wandel der Gesellschaft gemeinsam mit Ländern und Kommunen. Zusammenarbeit in agilen Teams und Projekten ist tägliche Aufgabe der 4.300 Mitarbeiter:innen in sechs Bundesländern und eine klare Stärke der Unternehmenskultur von Dataport.
  • Informations- und Kommunikationsbranche
  • ca. 4.300 Mitarbeitende
  • Sitz in Altenholz
Unsere digitale Heimat
gemeinsam gestalten.

Social Intranet bei Dataport AöR

Das Projekt im Überblick "Unsere digitale Heimat gemeinsam gestalten"

Im April 2021 fiel der Startschuss zum umfangreichen Social Intranet Projekt der Dataport AöR. Die Stärke des Unternehmens Dataport konnte mit dem bisherigen Intranet nur bedingt abgebildet werden. Das hierarchisch organisierte, teils unflexible Intranet mit zentral gesteuerten Redaktionsprozessen und fehlender Berücksichtigung zentraler Motive der Mitarbeitenden sollte abgelöst werden. Ziel des Gesamtprojektes war es, eine neue digitale Heimat gemeinsam zu gestalten und somit die Vernetzung in der Organisation zu fördern.

Folgende sechs Zielbereiche wurden festgelegt:
  • Interaktion und Vernetzung: Mehr Innovation durch schnelle Vernetzung der Mitarbeitenden
  • Kommunikation: Zeitgemäße, zielgerichtete, bereichsübergreifende und digitale Kommunikation in einer stark wachsenden Organisation
  • Engagement: Höherer Aufforderungscharakter für aktive Beteiligung von Mitarbeiter:innen, intuitiver Zugang und selbsterklärende Bedienung des Dataportals
  • Flexibilität: Intranet, dass die Veränderungen bei Dataport abbilden kann
  • Beitrag zum Wissenstransfer: Leichterer Austausch von Wissen und Erfahrung
  • Zusammenarbeit: Moderne Arbeitsmittel und Arbeitsräume sowie Dokumentenmanagement

Die Projektumsetzung erfolgte dabei in Zusammenarbeit mit der NEOCOSMO GmbH. Die NEOCOSMO Plattform PIIPE und das zugrundeliegende Open Source CMS Drupal bilden heute die Basis des neu eigeführten „Dataportals“. Data One lieferte dabei umfassende Kommunikations- und Change-Management-Konzepte zur flächendeckenden Akzeptanz der neuen digitalen Heimat für den IT-Dienstleister und seine Mitarbeitenden.

Über einen Zeitraum von 15 Monaten arbeitete das 60-köpfige Projektteam in insgesamt sechs Teilprojekten an den Themenbereichen Social Intranet, SharePoint, Inhaltsmigration, Kommunikation & Change Management, Infrastruktur sowie Innovations- und Projektmanagement. Die Zusammenarbeit erfolgte dabei komplett digital in Form von Workshops und regelmäßigen Jour Fixes entlang einer agilen Arbeitsweise. Der Workstream „Kommunikation & Change“ wurde durch die Experten der Data One betreut und vorangetrieben. Den Start bildeten erste Workshops, um den erwünschten Veränderungsrahmen und mögliche Auswirkungen auf die Organisation zu bestimmen und entsprechende Bedürfnisse einzelner Gruppen auszuarbeiten. Auf Basis dieser ersten Planung wurden die Aufteilung in kleinere Arbeitspakete vorgenommen und Maßnahmen erarbeitet, die diese Bedürfnisse entsprechend berücksichtigen. Das Ziel der Change-Experten war es, mit diversen projektbegleitenden Aktivitäten, die Organisation im Wandel möglichst gut zu unterstützen. Hierzu zählen projektbegleitende Kommunikation, die Erarbeitung und Begleitung einer Eröffnungskampagne auf dem Weg zum Go-Live eingeschlossen Rollen-, Redaktions-, Schulungskonzeption und -durchführung sowie weitere Begleitaktivitäten.


Parallel zur Entwicklung des Social Intranets und der Migration der Inhalte, wurde ein dezentrales Redaktionsteam etabliert. Dazu wurden von unseren Change Experten innerhalb der Organisation ca. 400 Editor:innen und Administrator:innen für das neue Social Intranet gesucht, gefunden und geschult. Umfragen, offene Sprechstunden, sowie eine vierwöchige Testphase vor Go-Live mit einer heterogenen Testnutzergruppe aus 100 Mitarbeitenden, dienten als wichtige Maßnahmen zur Akzeptanztestung- und -sicherung. Dies wurde erreicht durch entsprechende Feedbackkanäle, Workshops und einen speziell entwickelten Feedback-Katalog zu technischen wie weichen Faktoren im Projekt. Am Ende konnten die internen und externen Teams das Projekt mit großem Erfolg abschließen.

Durch erfolgreiches Change Management gelingt es Dataport AöR, den lückenlosen Schritt zum Social Intranet und so zu verbesserter Kommunikation, größerer Flexibilität und optimierter Vernetzung und Beteiligung im Unternehmen zu gehen.

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