Digital Workplace bei Witzenmann

Als weltweiter Ansprechpartner für anspruchsvolle ingenieurtechnische Fragestellungen ist die Witzenmann GmbH mit Hauptsitz in Pforzheim absoluter Experte auf ihrem Fachgebiet.

Doch auch das 1854 gegründete Traditionsunternehmen musste sich den neuen digitalen Anforderungen im Markt stellen. Bereits 2018 erkennt Witzenmann den Umbruch durch neue Technologien in allen Lebensbereichen. Digitalisierung und Globalisierung genießen einen immer höheren Stellenwert, deren Herausforderungen sich Witzenmann verantwortungsbewusst und nachhaltig durch den Start der strategischen Initiative „Digitale Transformation“ stellen möchte. Als Teil der Roadmap „Organisation & Kultur“ schafft das Projekt „Digital Workplace“ die Grundlage zu einer verbesserten internen Zusammenarbeit – auch über Abteilungsgrenzen hinaus.

Ziel des Projektes war es, die Einführung moderner Technologien mit Fokus auf Microsoft 365 durch gezielte Change Management Aktivitäten zu begleiten und so die neu eingeführten Werkzeuge und Methoden in der Unternehmenskultur verankern zu können. Dabei unterstützt neben Microsoft Office 365 zusätzlich das Whiteboard Tool Klaxoon® sowie das Umfrage Tool Slido® die künftige Zusammenarbeit.

Heterogene Arbeitsweisen, viele verschiedene Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen, aber auch Unterschiede hinsichtlich der technischen Voraussetzungen der Mitarbeitenden machten das Großprojekt zu einem echten Balanceakt zwischen „Arbeitsweisen vereinheitlichen“ und „Freiraum und Selbständigkeit gewähren“.

Das Projekt wurde in drei Phasen umgesetzt und orientieren sich dabei am feedbackgetriebenen Lean Change Management Ansatz: Envision, Onboard und Drive Value.

Auftakt des Projektes war ein erster Workshop des Projektteams, um gemeinsam den Veränderungsrahmen, Zielsetzung und Fokusthemen sowie die „betroffenen Personengruppen“ der Veränderung und des Projektes festzulegen. Anschließend wurden individuell zugeschnittene Konzepte entwickelt, um die Mitarbeitenden bei Witzenmann auf dem Weg hin zum „Digital Workplace“ begleiten und ihre Bedürfnisse entsprechend in das Projekt einbeziehen zu können. Der Aufbau eines umfangreichen Multiplikatorenkonzepts unterstützt das Mitwirken der gesamten Belegschaft.

Nutzungsrichtlinien zu den Tools und Fokusthemen – Zusammenarbeit & Kommunikation, Aufgabenplanung & –verwaltung sowie Informationsmanagement & -ablage – unterstützen die Mitarbeitenden bei der Antwort auf die Frage „Wann verwende ich welches Tool?“. Passgenaue Rollout- und Kommunikationskonzepte sowie Trainings und Unterstützungsformate wurden in Form von Online Trainings, Walk In Trainings, Webinaren, bereitgestellten eLearning Inhalten oder auch einer buchbaren Sprechstunde (1:1), die Mitarbeitende in der Veränderung begleitet, umgesetzt. Das Projektteam begleitete außerdem die gesamte Projektkommunikation mithilfe einer Landing Page zum Projekt, Kick Off Veranstaltungen, direkten Gesprächen mit Fachabteilungen oder Bereichsleiter:innen, aber auch den direkten Austausch mit der im Projekt „Digital Workplace“ gegründeten, organisationsweiten Key User Community. So konnte die Sichtbarkeit des Digital Workplace Projektes bei Witzenmann sichergestellt und das Engagement innerhalb der Belegschaft gesteigert werden.

Eine besondere Komponente des Projekts bildet eine eigens für Witzenmann entwickelte Applikation namens WAVE, die den Mitarbeitenden den Zugang zu den eigenen Kommunikationskanälen erleichtert und durch mobile Nutzbarkeit alle Mitarbeitende erreicht – auch ganz ohne eigene Endgeräte.

Das Projekt wird jetzt im Anschluss um zwei Perspektiven erweitert: der Digital Workplace wird durch weitere Tools und Change Maßnahmen ergänzt und mit der erprobten Vorgehensweise weiterhin auf weitere internationale Standorte ausgerollt. Zudem wird ein Update-Radar regelmäßig über neue Features und Funktionen für Witzenmann berichten und auch die 1:1 Sprechstunden, welche die Mitarbeitenden auch bisher in der Veränderung begleitet haben, werden weiterhin durch die Experten der Data One angeboten und begleitet.