Wie erscheinen fällige Lieferantenrechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, nicht im Zahlungslauf? Wir zeigen in einem Best Practice Ansatz die Konfigurationsmöglichkeiten in SAP Business ByDesign.
Allgemein – Zahlungsvorschlagsliste in SAP Business ByDesign
Die Zahlungsvorschlagsliste in SAP Business ByDesign beinhaltet alle offenen Posten (z.B. Rechnungen oder Gutschriften), die das System im Rahmen einer einzelnen Ausführung eines Zahlungslaufs zur Zahlung vorschlägt. Anhand der Zahlungsvorschlagslisten können Sie eigeninitiierte Zahlungen prüfen, bevor diese ausgeführt werden.
Die Zahlungsvorschlagsliste wird auf Grundlage der Zahlungsstrategie ermittelt, die Sie in der Konfiguration hinterlegt haben, und zeigt unter Berücksichtigung von Zahlungskonditionen die fälligen Zahlungen an. Sie gewährt je nach Einstellung eine optimale Nutzung gewährter Skonti.
Das System zeigt dabei die fälligen Lieferantenzahlungen an. Sie können hier entscheiden, wann welche Rechnung bezahlt werden soll, so dass eine termingerechte und korrekte Begleichung Ihrer Verpflichtungen gegenüber Lieferanten sichergestellt wird.
Diese Sicht enthält alle von einem Zahlungslauf initiierten Ausgangszahlungen (nicht die von Lieferanten initiierten Ausgangszahlungen wie Lastschriftverfahren) und die Zahlungen an kreditorische Debitoren (Kunden mit einem Habensaldo).
Best Practice
Zahlungssperre auf Lieferantenebene
Damit keine Zahlungen an einen Lieferanten per Zahllauf generiert werden, der seine an Sie gerichteten Rechnungen per Lastschrift einzieht, sollte eine entsprechende Zahlungssperre bei dem betreffenden Lieferanten gesetzt werden.
Diese Einstellung können Sie in SAP Business ByDesign direkt in den Lieferantenstammdaten unter Finanzdaten Zahlungsdaten.
Die Zahlungssperre auf Lieferantenebene greift dann auf alle beim Lieferanten erfassten Rechnungen.
Zahlungssperre auf Belegebene
Die Zahlungssperre kann auch auf Belegebene gesetzt werden.
Bei Erfassung der Lieferantenrechnung kann unter Allgemeine Zahlungsinformationen ebenfalls eine Zahlungssperre mit jeweiligem Grund hinterlegt werden.
Diese Sperre ist beleggebunden. Andere Rechnungen des Lieferanten, werden weiterhin durch einen Zahlungslauf in die Zahlungsvorschlagsliste mit aufgenommen.
Zuordnung der Lastschrifteinzüge zu offenen Posten
Eine Zuordnung der durch den Lieferanten initiierten Lastschrifteinzüge sowie der Zahlungsausgleich der offenen Posten erfolgen in SAP Business ByDesign im Rahmen der Verbuchung der Kontoauszüge.
Manuelle Zahlungen
Sollte trotz Zahlungssperre (Lieferanten/Belegebene) eine Lieferantenrechnung dennoch manuell angestoßen werden müssen, kann dies über das Lieferantenkonto geschehen.
Bevor entsprechende Ausgangszahlungen veranlasst werden können, müssen die Buchungssperren zunächst entfernt werden.
Damit die Zahlungen auch über den Zahllauf erfasst werden können, sollte dennoch für Lieferanten mit Lastschrifteinzug der Zahlweg (Überweisung) gepflegt sein.
Konfiguration „Gründe für Zahlungssperre“
Als Gründe für eine Zahlungssperre können entweder die standardmäßig in SAP Business ByDesign vorhandene Gründe gewählt werden oder aber in der Fine-Tuning-Aufgabe: „Gründe für Zahlungssperre“ ein individueller Grund z.B. „Lastschrifteinzug für Kreditor“ erstellt werden.
Fazit
SAP Business ByDesign bietet unterschiedliche Wege, damit fällige Lieferantenrechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, nicht mit in den Zahlungsvorschlägen aufgenommen werden.
Hierbei ist im Einzelfall zu entscheiden, ob es sinnvoller ist eine Zahlungssperre auf Belegebene oder direkt auf Lieferantenebene zu setzen.
Im den überwiegenden Fällen wird eine Zahlsperre auf Lieferantenebene sinnvoller sein, da meist alle Rechnungen eines Lieferanten nach Erteilung eines entsprechenden Mandates per Lastschrift eingezogen werden.
