Als stetig wachsendes IT-Beratungsunternehmen ist es wichtig, dass unsere HR-Prozesse digital und reibungslos ablaufen. Um dies garantieren zu können, ist eine ganzheitliche HXM-Software unumgänglich für uns. Damit Sie einen besseren Einblick in die Arbeit unserer HR-Abteilung bekommen, teilen unsere Human Resources Managerinnen Laura Saar und Anke Schwarz in diesem Artikel ihre Erfahrungen mit SAP SuccessFactors und unsere digitalen HR-Prozesse.
Frage 1: Wie und wozu nutzt ihr SAP SuccessFactors genau?
Wir nutzen die Module Recruiting, Learning Management System und Performance & Goals von SAP SuccessFactors. Über das Modul Recruiting können wir unseren Bewerbungsprozess optimal planen, verwalten und durchführen und behalten somit alle Bewerbungen im Überblick. Die individuellen Personalentwicklungsmaßnahmen für unsere Mitarbeiter:innen steuern wir über das Learning Management System. Dort bieten wir ihnen einen Schulungskatalog mit unterschiedlichsten Trainingsmaßnahmen an und können alle Trainings über das System administrieren sowie die Lernhistorie unserer Mitarbeitenden nachvollziehen. Das Modul Performance & Goals nutzen wir zur Abbildung unserer jährlichen Selbst- und Fremdbeurteilung im Zuge der Mitarbeitendenjahresgespräche sowie für kontinuierliche Feedbackgespräche.
Frage 2: Welches Modul von SAP SuccessFactors nutzt ihr am meisten und warum?
Am häufigsten, sogar täglich, nutzen wir das Recruiting-Modul. Denn als stetig wachsendes Unternehmen steuern wir darüber unseren gesamten Bewerbungsprozess – von der Stellenschaltung bis zur Einstellung – und behalten dadurch alle Bewerbungen komplett ohne Insellösungen im Überblick. Des Weiteren hat das Recruiting in unserer HR-Arbeit einen besonders hohen Stellenwert. Gerade im Wettbewerb um die besten IT-Kandidat:innen muss Data One dauerhaft am Ball bleiben und immer schnellstmöglich auf Bewerbungen reagieren.
Frage 3: Laura, wie genau läuft das Recruiting dank SAP SuccessFactors ab?
Über das Recruiting-Modul steuern wir den gesamten Bewerbungsprozess mit all seinen Schritten: von der Aufnahme einer Stellenanforderung bis zur Einstellung eines/ einer neuen Mitarbeitenden. Diese Schritte sind dabei auf unsere unternehmensspezifischen Bedarfe und unseren eigens definierten Recruitingprozess angepasst worden. Jedes Recruiting starten wir erst einmal mit der Aufnahme der Stellenanforderung, die bis zur Schaltung auf den Jobbörsen unseren individuellen Genehmigungsprozess durchläuft. Über die aktiven Stellenanforderungen kann ich in der Talent-Pipeline immer den aktuellen Status aller eingegangenen Bewerbungen überblicken. Des Weiteren kann ich die Kandidat:innen entsprechend verschieben, demnach an welcher Stelle wir uns gerade im Bewerbungsprozess befinden, z.B. neue Bewerbung, Vorauswahl, Einladung, Vorstellungsgespräch, Prüfung Fachbereich, Einladung Erstgespräch. Je nach Status werden mit dem Eingang oder dem Verschieben der Bewerbung in einen neuen Bewerbungsschritt gewisse Prozesse im Hintergrund ausgelöst, wie beispielsweise der automatische Versand von E-Mails an Bewerber:innen, an die Teamleitung oder das HR-Team. Dank SAP SuccessFactors Recruiting schaffen wir damit größtmögliche Effizienz sowie Transparenz innerhalb der beteiligten Abteilungen und bilden unseren gesamten Recruitingprozess in einer auf uns zugeschnittenen Softwarelösung ab. Ein wichtiger Baustein für unsere digitalen HR-Prozesse.
Frage 4: Anke, du arbeitest schon seit 16 Jahren bei Data One, wie sahen die HR-Prozesse vor der Einführung von SAP SuccessFactors aus?
Vor der Einführung von SAP SuccessFactors im Jahr 2016 nutzten wir eine selbst erstellte Dokumentenbibliothek auf Basis von Microsoft SharePoint. Alle Bewerbungen, die entweder per Mail oder per Post eingegangen sind, mussten manuell eingepflegt und die Dateien hochgeladen werden. Die Filter wie beispielsweise „Position“ oder „Status“ (neu, einladen, ablehnen) haben dem Ganzen etwas Struktur gegeben. Dennoch war es schwer darin den Überblick zu behalten.
Die Stellenanzeigen konnten wir auch nicht selbstständig auf der Website einfügen oder deaktivieren, sondern mussten alles an die Marketingabteilung weiterleiten, die diese Aufgaben für uns übernahm. Wie man sieht, war die Arbeit bei Data One vor SAP SuccessFactors mühsam und vor allem sehr zeitaufwändig. Würden wir die Prozesse heute noch genauso durchlaufen, wäre damit wesentlich mehr Verwaltungsaufwand verbunden.
Frage 5: Was für einen Mehrwert haben die digitalen HR-Prozesse dank SAP SuccessFactors für euch und Data One?
Zusammenfassend können wir sagen, dass SAP SuccessFactors eine sehr gute HR-Software ist, die individuell auf unsere Prozessvorgaben und Bedarfe angepasst ist. Sowohl im Recruiting, bei der Planung unserer Personalentwicklungsmaßnahmen, als auch bei der Steuerung unserer Mitarbeitendenjahresgespräche haben wir mit SAP SuccessFactors ein Tool, das uns dabei unterstützt unsere Arbeit im HR-Bereich digital, effektiv und effizient zu gestalten, wovon nicht nur wir als HR, sondern auch die komplette Data One profitiert. Denn so haben wir mehr Zeit um uns auf andere spannende Projekte wie zur Steigerung der Mitarbeitendenbindung zu konzentrieren und um unsere eigenen Prozesse stets zu optimieren. Zugleich bietet es noch viel Potential für die Zukunft, da es sich individuell auf unsere Wünsche und künftigen Anforderungen anpassen lässt.
Frage 6: Wäre eure Arbeit ohne SAP SuccessFactors noch vorstellbar?
Diese Frage können wir mit einem klaren Nein beantworten. Ohne SAP SuccessFactors würde es uns schwerer fallen, über alle Prozesse den Überblick zu behalten und wir wären in unserer Arbeit ineffizienter. Die Prozesse würden wesentlich mehr Zeit beanspruchen, was gerade in Bezug auf das Recruiting stark von Nachteil wäre, denn hier sind schnelle Rückmeldungen absolut wichtig. Wir sind sehr froh, dass wir mit dieser Lösung den für uns passenden Weg gefunden haben und möchten in unserer täglichen Arbeit nicht mehr darauf verzichten.
