Stellen Sie sich vor: Sie stehen vor einem großen Projekt einer neuen Software-Einführung. Im Flurfunk haben Sie schon unterschiedliche Meinungen zum Projekt gehört. Einen genauen Überblick über die Meinungen und Wünsche haben Sie noch nicht. Es fehlt Ihnen außerdem im Moment die Entscheidungsgrundlage, um Feinheiten bei der Einführung zu entscheiden. Eine Idee für Ihr Problem: eine Umfrage unter denen, die die Software später nutzen sollen. Eine Mitarbeiterumfrage, die statistisch das wiedergibt, was der Flurfunk meist nur einseitig kann.
Im folgenden Blogbeitrag erfahren Sie, welche Anwendungsfälle es für Umfragen gibt, welche Vorteile sie bringen, welche typischen Herausforderungen es gibt und was die ersten Schritte sind, wenn Sie sich für eine Umfrage im Zuge eines Change Management Prozesses entscheiden.
Ziele und Anwendungsfälle
Ein genauer Blick auf Mitarbeiterumfragen zeigt schnell: eine Umfrage bündelt mehrere Ziele in einer Methode. Durch das Durchführen einer Mitarbeiterumfrage können Sie beispielsweise User Engagement unterstützen. User Engagement hat im Allgemeinen das Ziel Mitarbeitende mitzunehmen und ein Gefühl der Partizipation zu erzeugen. Die Umfrage hilft dabei einen Eindruck über den Status Quo, Wünsche, Anregungen und Meinungen zu erhalten. Diese Ergebnisse können nicht nur „weich“ sein, also einzelne Meinungen und Wünsche darstellen, sondern auch ganz konkrete Fragen beantworten. So könnten Sie in einer Umfrage Fragen stellen wie “Welche Herausforderungen könnten mit der Einführung einer neuen Kollaborations-Software für Euer Team entstehen?“.
Dabei sind die Anwendungsfälle einer Umfrage vielfältig:
- Allgemeine jährliche Mitarbeiterumfrage
- Einführung einer neuen Software
- Veränderungen in der Unternehmensstruktur
- Themen des Betriebsrates
- …
Ein weiteres Ziel von Umfragen ist es, datenbasierte Entscheidungen treffen zu können, indem „die Stimme“ einer Community/Belegschaft abgefragt wird. Solche datenbasierten Entscheidungen haben folgende Vorteile:
- Jede:r hat die Chance seine Meinung in der Umfrage einzubringen
- Jede Stimme in einer Umfrage zählt gleich
- Entscheidungen können auf Mehrheitsmeinungen basiert gefällt werden
- Entscheidungen können so also auf der Grundlage der Statistik gefällt werden
- Wenn die Umfrage gut war, gibt sie in ihren Fragen keinen Interpretationsspielraum
- Ergebnisse der Umfrage können allen Teilnehmenden bzw. Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, ggf. anonymisiert
- Datenbasierte Entscheidungen können für Ihre Mitarbeitenden einen fairen Eindruck machen
- Die Rechtfertigung einer datenbasierten Entscheidung ist einfach
Typische Herausforderungen
Ein Tool, das derartig viele Vorteile hat, muss jedoch auch bedacht angewandt und aufgesetzt werden. Die Erarbeitung einer Mitarbeiterumfrage und des zugrundeliegenden Konzeptes kann herausfordernd sein. Ich möchte gerne mit Ihnen auf einige typische Fehler eingehen und besprechen, warum diese so fatal sein können.
1. Nicht eindeutige Fragen und Items
Der Sinn von datenbasierten Entscheidungen liegt auf der eindeutigen Abgabe von Meinungen. Wenn die Items und Fragen jedoch nicht eindeutig sind, nagt das an der Basis der folgenden Entscheidung. Zu Uneindeutigkeit von Fragen und Items kann folgendes führen:
- Verneinungen: „Ich bin nicht der Meinung, dass wir diese Software benötigen.“ – Hier kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Richtung der Antwort und somit die Antworten selbst von allen so beantwortet werden, dass sie zu ihrer tatsächlichen Meinung passt.
- Unklare Items: „Ich möchte Software 1 oder Software 2 lieber als Software 3 nutzen.“ – Es kann hier nicht eindeutig geklärt werden, ob Software 1 und 2 gleich beliebt sind oder nur eine Option positiveren Zuspruch als Software 3 bekommt.
2. Kein zugrunde liegendes Konzept
- Zu Beginn eines Umfrage-Projektes muss man sich einige Fragen stellen: An wen soll die Umfrage versendet werden? Was ist unser Ziel? Was machen wir am Schluss mit den Ergebnissen? Wird es mehrere Umfragen geben? Herrscht in meinem Umfeld vielleicht eine Umfrage-Müdigkeit durch zu viele Umfragen? Es macht Sinn all diese Fragen zu beantworten, bevor man sich an die Sammlung der Fragen macht.
Die Mitarbeiterumfrage als Instrument in Veränderungsprojekten
Umfragen machen in diesen Change Management Prozessen Sinn, in denen es laute Gegenstimmen zur Veränderung gibt, in denen Ängste von Mitarbeitenden erwartet werden und in denen nach der Umfrage noch auf Ergebnisse reagiert werden kann. In diesen Fällen kann eine Umfrage ein wirkungsvolles Werkzeug sein, um den Change im Unternehmen zu unterstützen.
Und was sind nun die ersten Schritte, um eine Umfrage erfolgreich in Ihr Change Projekt zu integrieren?
- Überlegen Sie, ob Sie die Aufgabe alleine stemmen können. Die Aufsetzung und Durchführung benötigten eventuell Unterstützung.
- Legen Sie das Ziel der Umfrage deutlich fest: Welchen Zweck hat die Umfrage und was passiert mit den Ergebnissen?
- Legen Sie die Rahmenbedingungen fest: Dauer, Zeitpunkt, Teilnehmerkreis, …
Ich hoffe ich konnte Sie überzeugen: Die Umfrage ist eine wahrhaft bunte Methode für Change Management, User Engagement, das Treffen datenbasierter Entscheidungen, Kommunikation und mehr. Und ich hoffe auch, dass ich Sie nicht abgeschreckt habe: Eine gute Umfrage muss sorgfältig erarbeitet werden, kann dann aber auch vieles liefern.
