RPA im Risikomanagement

Gesteigerte Prozesseffizienz beim Reporting durch Robotic Process Automation

Optimierte Prozesse dank aktualisierter Datenbanken

BVV setzt auf Robotic Process Automation im Risikomanagement

Reduzierte Fehleranfälligkeit
Die ehemals manuelle Datenverarbeitung ist durch die RPA-Bots automatisiert und senkt die Fehleranfälligkeit signifikant. Das trägt zu einer verbesserten Datenqualität und Genauigkeit der Bearbeitung bei.
Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
RPA-Bots befreien Mitarbeitenden von manueller Datenerfassung in Excel, so dass sich diese auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können und der Fokus ganz auf dem Kerngeschäft liegt.
Schnellere Bearbeitungszeit
Das Lesen, Bearbeiten und Verwalten relevanter Daten geschieht automatisiert durch den Bot, der im Hintergrund arbeitet und sekundenschnell agiert.
Wirtschaftlichkeit & Kostensenkung
Durch Software-Bots werden Aufgaben im Handumdrehen erledigt und die Durchlaufkosten reduziert. Zudem lassen sich RPA-Projekte schneller implementieren als herkömmliche IT-Automatisierungen, was zusätzliche Kosten einspart.
BVV
BVV

Der BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a. G. bietet betriebliche Altersversorgung für die Finanzwirtschaft. Seit seiner Gründung im Jahre 1909 leistet das Unternehmen im Finanzbereich einen wesentlichen Beitrag zur Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung der Angestellten im privaten Bankensektor. Gemessen am verwalteten Vermögen ist der BVV Deutschlands größte Pensionskasse.

«Die gute Kooperation und Kommunikation mit Data One hat uns während der gesamten Projektphase überzeugt.
Durch den Einsatz von RPA beschleunigen wir unsere Geschäftsprozesse und haben eine Software, die wir selbst gut an unsere Anforderungen anpassen können.»
Christian Wolf | BVV

Repetitive & zeitraubende Aufgaben einfach automatisieren

Nintex RPA beim BVV – Das Projekt im Überblick

Der BVV war auf der Suche nach einer digitalen Lösung, um Routineaufgaben zu automatisieren und wertvolle Zeit und Ressourcen noch effizienter einzusetzen. Die Mitarbeitenden sollten von der manuellen Datenbearbeitung befreit werden und sich vollständig auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Eine bekannte Herausforderung im Risikomanagement vieler Unternehmen sind die manuellen und zeitaufwändigen Tätigkeiten, die hohe Präzision bei der Bearbeitung erfordern. Aus solchen Aufgaben resultieren lange Bearbeitungszeiten und eine hohe Auslastung der Mitarbeitenden.
Für den BVV fiel die Wahl auf die zukunftsweisende Technologie Robotic Process Automation und die Lösung Nintex RPA. Diese überzeugte durch Schnelligkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit, was für eine effiziente Datenverarbeitung essenziell ist. Nintex RPA agiert wie ein menschlicher Mitarbeiter auf beliebigen Benutzeroberflächen und benötigt keine Schnittstellen zu Systemen. Daher ist die Implementierung schneller als bei anderen IT-Automatisierungsprojekten und nebenbei noch wesentlich kostengünstiger. Ein weiterer Pluspunkt: Die Prozesse des BVV waren bereits sehr gut strukturiert und dokumentiert, so dass das RPA Projekt nahtlos implementiert werden konnte.
Die Herausforderung: Reportings mit großen Datenmengen, die in Excel gespeichert sind, werden per E-Mail versendet. Zum einen liegen die Dateien nicht immer im gleichen Dateiformat vor und zum anderen enthalten die E-Mails oftmals noch weitere, für das Reporting nicht relevante, Anhänge. Diese Dateien prüft der Bot, bearbeitet sie, überträgt sie in ein einheitliches Dateiformat und speichert sie an gewünschter Stelle in Ordnern ab. Ebenso leistet der Bot einen automatisierten Informationstransfer zwischen unterschiedlichen Excel-Dateien. Die betreffenden Informationen tauscht er automatisiert aus, sodass bisher manuelle Bearbeitungsschritte entfallen.
Ebenso werden innerhalb der Dateien bestimmte standardisierte Merkmale (z.B. ISO-Ländercodes) geprüft und ggf. angepasst. Dabei sind auch dynamische Listen kein Problem und können in nahezu Echtzeit aktualisiert werden. Findet der Bot Verarbeitungsfehler in den Report-Dateien, dann selektiert er die betreffenden Dateien und benachrichtigt den zuständigen Mitarbeitenden, beispielsweise für eine erneute Prüfung.
Die massenhafte Verarbeitung granularer Daten stellte in der Vergangenheit eine große Herausforderung für die Mitarbeitenden dar. Demgegenüber muss der RPA Bot lediglich einmal aufgesetzt werden und erledigt dann rund um die Uhr seine Aufgaben. Der Einsatz von Robotic Process Automation entlastet die Mitarbeitenden im Risikomanagement des BVV deutlich, denn zeitraubende Routineaufgaben werden automatisch in kürzester Zeit bearbeitet. Zugleich wird durch die verringerte Fehlerquote des Bots die Datenqualität gesteigert.
Das Ergebnis für den BVV ist ein intelligentes, automatisiertes Mail-Management, sowie ein autonomes Abarbeiten von Report-Dateien. Der Software Bot erkennt genau die relevanten E-Mails und deren Dateianhänge, die er bearbeiten muss. Er extrahiert die Anhänge, filtert diese, löscht redundante Informationen und bearbeitet die enthaltenen Excel-Dateien eigenständig nach vorgegebenen Anweisungen in Sekundenschnelle.
Der RPA-Bot überzeugt durch seine hervorragende Skalierbarkeit. «Das umgesetzte Szenario ist für uns eine ideale Blaupause», fasst Herr Wolf, Abteilungsleiter beim BVV, die RPA-Umsetzung zusammen. «Darauf aufbauend können wir weitere Datenverarbeitungsszenarien mit RPA umsetzen und sind gleichzeitig Pilot-Projekt für andere Abteilungen.»
Der BVV setzt Nintex RPA ein und automatisiert so die manuelle Datenbearbeitung. Neue Daten werden automatisch verarbeiten, vereinheitlicht und optimiert. Das sorgt für eine gesteigerte Qualität, reduzierte Fehleranfälligkeit in der Bearbeitung und entlastet die Mitarbeitenden.
Referenzen

Michael Stöwer

Specialized Sales Data Analytics & Nintex licensing