Die täglichen Herausforderungen im Bewerbermanagement sind vielfältig. Trotz zunehmender Digitalisierung der Kernprozesse durch gängige Spezialsoftware, können die Koordination relevanter Bewerberdaten, stetige Kommunikation mit den Fachbereichen und den Bewerbenden sowie die Planung von Vorstellungsgesprächen immer noch zeitintensive oder gar manuelle Prozesse sein. Anhand eines anschaulichen Beispiels möchten wir einen Einblick in die Erarbeitung einer digitalen, automatisierten Lösung ermöglichen, welche die HR Mitarbeitende bei der Koordination und Durchführung relevanter Aktivitäten des Bewerbermanagements unterstützt. Vom groben Prozess bis zur fertigen Lösung, die als Basis einer modernen, digitalen Organisation im Personalwesen dient, beleuchten wir dabei die relevanten Schritte hin zum Arbeitsergebnis.
In unserem Szenario hat das Unternehmen keine HR-Suite großer Softwareanbieter, sondern agiert über teilmanuelle Abläufe. Es besteht der Wunsch zur Digitalisierung und Standardisierung. Zudem sollen bestehende (etablierte) Anwendungen optimaler eingesetzt und organisatorische Herausforderungen aufgedeckt werden.
Wie sieht eine solche Prozessaufnahme im Bewerbermanagement aus?
Unsere Basis bildet der wahlweise remote oder vor Ort durchgeführte Process Scoping Workshop. Hier werden die individuellen Prozesse gemeinsam modelliert und näher betrachtet. Es gelten keine komplizierten Vorgaben zur (technischen) Abbildung von Abläufen, stattdessen ist die native Betrachtung der täglichen Arbeit und gemeinsame Diskussionen eine der wichtigsten Grundlagen, um Optimierungspotenziale sichtbar zu machen. Vorbereitende Maßnahmen wie eine Prozessbeobachtung oder die Sichtung von bestehenden Dokumentationen lassen sich dazu optimal integrieren, sind aber kein Muss. Explizites technisches Know-How ist keine Voraussetzung.
Die Moderation des Workshops orientiert sich dabei an einer groben Ablaufstruktur:
- Wichtige Rahmenbedingungen werden vermerkt
- Kern des Workshops bildet die gemeinsame Prozessaufnahme
- Abhängigkeiten, Schnittstellen und Besonderheiten werden notiert
- Identifikation von wiederkehrenden Herausforderungen
- Organisatorische Herausforderungen werden genauer hinterfragt
Das erste Ergebnis des Workshops ist eine gemeinsam erarbeitete, visuelle Repräsentation des konkreten Prozesses.
Abbildung 1: Beispielhafter Teilprozess des Bewerbermanagements auf einem Miro-Board
Wie können wir uns die fertige Lösung besser vorstellen?
Prozesse und eine mögliche (Software-)Lösung können inhaltlich oft technisch sein, wirken praxisfern oder sind für viele Mitarbeitende zu abstrakt formuliert. Daher nutzen wir die visuelle Gestaltung ohne technische Umsetzung als Methodik und Konkretisierung der Anforderungen im Bewerbermanagement. Ein Schritt in Richtung der technischen Entwicklung für einen Fachbereich.
Als weiteres Ergebnis des gemeinsamen Workshops wird neben der Prozessaufnahme, inkl. abschließender Dokumentation, folglich auch ein Prototyp für ein neues Bewerbermanagement entwickelt.
Abbildung 2: Prototyp einer Maske zur zentralen Verwaltung von Bewerbern
Wie sieht die fertige HR Lösung inkl. Automatisierung aus?
Eine zentrale Übersicht im Webbrowser, unterstützt durch Workflow-Automatisierung, bildet die neue Basis des Bewerbermanagements. Der Einstieg in das System ist für die HR Mitarbeitenden einfach und unkompliziert gestaltet. Ausgewählte Funktionen des neuen Bewerbermanagements nachfolgend im kurzen Überblick.
Auf einen Blick sind die relevanten Informationen des Bewerbenden zugänglich. Grundlage dessen ist eine zugangsbeschränkte SharePoint Liste. In der Liste ist per Farbmarkierung und Status jederzeit der aktuelle Stand einer Bewerbung nachvollziehbar. Die absolut wichtigsten Informationen zu einer Bewerbung sind ebenfalls bereits hier sichtbar.
Abbildung 3: Listenübersicht und Detailansicht der beispielhaft entwickelten digitalen Lösung
Die Detailansicht zu einer Bewerbung ist über eine Verlinkung aus der Liste heraus schnell zu erreichen. Entlang sämtlicher Prozessschritte wird hier die Kommunikation durch Einbindung von Outlook zum Mailversand unterstützt. Vorformulierte Mails zur Kontaktaufnahme oder Nachforderung weiterer Dokumente können direkt aus der Maske aufgerufen werden, ohne Outlook als Anwendung im Gesamten öffnen zu müssen.
Abbildung 4: Weitere unterstützende Funktionen der Detailansicht
Wird im weiteren Prozess eine Bewerbung an einen Fachbereich weitergeleitet, so lassen sich verschiedenste Schnittstellen anbinden. Über die digitale Lösung können zum Beispiel in Team-Kanälen automatisiert Beiträge gepostet und Aufgaben in Microsoft ToDo erstellt werden. Die Möglichkeiten zur Integration weiterer Anwendungen sind hierbei breit gefächert und sollten sich nach den fachlichen Anforderungen der Mitarbeitenden richten.
