Bei Lotus Notes handelt es sich um eine Unternehmenssoftware zur Collaboration, die EOL (End-of-Life) ist und deren Entwicklung und Support eingestellt wurden. Dies bedeutet, dass es keine zukünftigen Updates oder Patches für die Software geben wird. Das stellt ein großes Sicherheitsrisiko für viele Unternehmen dar. Darüber hinaus gibt es auch keine zukünftigen Knowhow Träger:innen, die in der Lage sind, die Software effektiv zu unterstützen und zu warten. Aus diesen Gründen ist es wichtig, eine Transformation hin zu einer modernen und sicheren Lösung durchzuführen. Im Folgenden beschreiben wir eines unserer Kundenprojekte zur Ablösung von Lotus Notes mit einer Migration zu einer alternativen Collaboration-Plattform in Anwendung unseres entwickelten 4-Phasen-Ansatzes.
Phase 1) Analyse/ Bestandsaufnahme
Um ein klares Bild der Ist-Situation zu erhalten, haben wir eine Analyse mit Bestandsaufnahme für unseren Kunden durchgeführt. Hierbei wurden sowohl die Infrastruktur als auch die einzelnen Geschäftsprozesse berücksichtigt. In Bezug auf die Infrastruktur haben wir die Server-Architektur, die interne und externe Kommunikation, die Systemgrenzen, die Unverzichtbarkeiten, die Sicherheit sowie die System-Schnittstellen untersucht. Dabei haben wir existierende und zukünftig relevante Systemgrenzen, Schnittstellen für den Datenexport und Unverzichtbarkeiten im Hinblick auf die angebundene Software identifiziert. Die Geschäftsprozesse haben wir gemäß folgender Faktoren in die Überprüfung miteinbezogen: Priorität, Redundanz zu anderen bestehenden Lösungen, die Möglichkeit, durch Low-/No-Code ersetzt zu werden, Konsolidierbarkeit sowie der aktuelle Bedarf. Darüber hinaus haben wir auch die Aktualität der Workflows berücksichtigt und reflektiert, ob diese nach aktuellen Anforderungen noch passen.
Das Fazit unserer Analyse ist, dass wir für unseren Kunden ein klares Bild der Ist-Situation geschaffen haben. So konnten wir nicht nur einen Überblick über die Infrastruktur, sondern auch über die Geschäftsprozesse bereitstellen. Das Ergebnis dieser Analyse ist ein erster grober Projektplan als Handout. Dieses bietet unserem Kunden und nachfolgenden Dienstleistern eine Perspektive und Orientierung zur Ablösung von Lotus Notes.
Phase 2) Identifikation Zieltechnologie
Im nächsten Schritt dreht sich alles um die Identifizierung der Zieltechnologie. Hierbei haben wir uns an bestimmte Kriterien gehalten, um sicherzustellen, dass die Technologie zukunftsfähig, machbar, sicher, bereits bekannt und kosteneffizient ist. Wir stellten die Machbarkeit der Technologie sicher und setzten auf eine Lösung, die sowohl technologisch als auch wirtschaftlich zukunftsfähig ist.
Die von uns vorgeschlagene Zieltechnologie war in diesem Fall Microsoft 365. Die Migration würde somit die Einführung von O365 mit Exchange Online und Fileshares, die Ablösung komplexer Notes Anwendungen durch webbasierte Lösungen (Angular) sowie die Schaffung mobiler Nutzbarkeit beinhalten. Die Einführung einfacher Anwendungen mit Microsoft PowerApps sowie ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Zero Trust und eine zentrale Benutzerverwaltung über alle Systeme im Microsoft AD gehören ebenfalls dazu.
Unsere Empfehlung fiel klar auf diese Lösung, da die Benutzerverwaltung ähnlich wie in Lotus Notes zentral gehandhabt wird. Darüber hinaus bietet die Microsoft 365 Plattform die Möglichkeit, Zugriffe auf weitere Anwendungen zu ermöglichen. Zudem wäre eine Technologie mit mobilem Zugang und Browserbasis sowie einem Zero Trust / Least Privileged Ansatz zur Erhöhung der Sicherheit gewährleistet.
Phase 3) Requirements Engineering
Im dritten Schritt haben wir uns mit dem Requirements Engineering beschäftigt. Hierbei war es wichtig, eine vollständige Dokumentation der Systeme und des Systemkontexts zu erstellen. Dabei haben wir die Abgrenzung zu anderen Systemen, Unternehmensrichtlinien, Kontrollierbarkeit sowie Grenzen des Systems berücksichtigt. Uns ist es wichtig, dass alle relevanten Stakeholder miteinbezogen werden. Dafür haben wir alle wichtigen IT-Admins, Fachabteilungen, Projektbeteiligte und -verantwortliche, Entwickler:innen sowie Treiber:innen und Multiplikator:innen ermittelt.
Die nächste Stufe bestand darin, die Anforderungen zu ermitteln, zu prüfen und zu dokumentieren. Hierbei haben wir User Stories, Use Cases, Datenbankstrukturen, Aktivitätsdiagramme sowie ein Glossar erstellt. Der Mehrwert für unseren Kunden besteht darin, dass wir nach zertifizierten Verfahren arbeiten und die Anforderungen auf ganzer Breite betrachten. Insbesondere ist es uns wichtig, alle Stakeholder und Anforderungen zu berücksichtigen, da Lotus Notes sehr stark im Unternehmen genutzt wurde. Die Ausarbeitung der Migrations-Anforderungen fand in enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden statt. So war er von Anfang an ein Teil des Prozesses und stets nah am Geschehen.
Phase 4) Projektplanung zur Umsetzung
Mit Azure DevOps setzen wir eine flexible Plattform für die Projektplanung zur Vorbereitung der Umsetzung ein. Durch den Einsatz von Sprints, automatisierten Tests, Test-Dokumentationen und Reviews können wir ein hohes Maß an Qualität sicherstellen. Automatisierte Deployments ermöglichen eine schnelle und effiziente Umsetzung. Während der Umsetzung achten wir auf eine enge Zusammenarbeit mit unserem Kunden, um dessen Feedback in den Entwicklungsprozess optimal einbinden zu können. So können wir bereits während der Umsetzung sicherstellen, dass das erarbeitete Ergebnis den Anforderungen gerecht wird.
Unsere Projektplanung erfolgte unter Berücksichtigung des Dreiecks „Qualität, Zeit, Kosten“. In diesem konkreten Fall haben wir uns in Abstimmung mit unserem Kunden bewusst für einen längeren und kontinuierlichen Entwicklungszeitraum entschieden, um ein höherwertiges Ergebnis zu erzielen und das Budget des Kunden zu schonen. Das Ziel unserer Projektvorplanung ist es, ein qualitativ hochwertiges Ergebnis mit hoher Planungssicherheit für unseren Kunden zu liefern. Die nötigen Projektschritte planen wir bereits mit Azure DevOps vor. Die Dokumentation kann im Anschluss zur konkreten Angebotsanforderung für die Migration verwendet werden und stellt sicher, dass bei der Umsetzung das gewünschte Ergebnis erreicht wird.
Fazit zur Migration und Ablösung von Lotus Notes mit dem Data One 4-Phasen-Ansatz
Durch unseren entwickelten 4-Phasen-Ansatz haben wir in diesem konkreten Fall die ganzheitliche Vorbereitung zur erfolgreichen Migration von Lotus Notes zu Microsoft 365 für unseren Kunden vorgenommen. Das vielseitig eingesetzte Lotus Notes konnte im Anschluss durch ein adäquates System mit zusätzlichen Mehrwerten ersetzt werden. Die Einführung von Microsoft 365 war die passende Lösung, die zur langfristigen Nutzbarkeit und zum gesamtheitlichen Projekterfolg unseres Kunden geführt hat.
Grundsätzlich endet unser 4-Phasen-Ansatz mit dem Abschluss der Projektplanung. Im konkreten Fall wurde anschließend auch die Migration mit Data One durchgeführt. Der wesentliche Vorteil für unseren Kunden war dabei, dass wir das Projekt und die Anforderungen bereits bestens kannten. Zudem sind Migrationen von Lotus Notes zu Microsoft 365 fester Bestandteil unseres Leistungsportfolios. Dadurch betreuen wir unseren Kunden und seine neue Microsoft 365 Umgebung auch weiterhin mit Support und Weiterentwicklungen.
