In unserem Arbeitsalltag müssen wir häufig zeitkonsumierende Pflichtaufgaben erfüllen, für die sich viele Arbeitnehmer:innen eine Art digitalen Helfer wünschen würden, der Prozesse gezielt unterstützt. In diesem Beitrag betrachten wir die Workflow Automation als digitalen Assistenten und beleuchten die Vorteile der Technologie im Kontext des in vielen Bereichen vorherrschenden Fachkräftemangels.
Was ist Workflow Automation?
„Unter Workflow-Automatisierung versteht man den Entwurf, die Erstellung, den Einsatz und die Automatisierung von Geschäftsprozessen auf der Grundlage vorgegebener Regeln, bei denen Arbeitsaufgaben automatisch ausgelöst und zwischen Menschen, Technologie und Daten weitergeleitet werden.“ (Quelle: https://www.highgear.com/blog/what-is-workflow-automation-and-why-do-you-need-it/)
Ich selbst stelle mir die Workflow Automation vereinfacht als freundlichen Octopus vor, der mit seinen vielen Armen im Hintergrund als tatkräftiger digitaler Assistent wirkt und mir als Mitarbeitenden an vieler Stelle Zeit und Nerven spart. Diese digitale Assistenz kann über digitale Formulare Informationen von Menschen einsammeln, diese verarbeiten und in Folge auf Basis vorliegender Informationen selbständig die weitere Koordination eines oder mehrere Prozesse übernehmen. Dabei ist es egal, ob ich beispielsweise gerade einen genehmigungspflichtigen Antrag gestellt habe, der als nächstes von meinem Vorgesetzten elektronisch signiert werden muss, oder ob hochgeladene Dateien im firmeneigenen Cloudspeicher archiviert werden sollen.
Denn: Workflow Automation kommuniziert mit Menschen und Systemen gleichermaßen!
Die Anwendungsfälle sind somit vielseitig und der Einsatz des Helfers in grundsätzlich diverse Szenarien übertragbar.
Mit Workflow Automation Fachkräftemangel entgegenwirken
„Knapp die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland hatte im Juli dieses Jahres Probleme damit, Fachkräfte zu finden“ https://www.personalwirtschaft.de/news/recruiting/fachkraeftemangel-so-gross-wie-nie-arbeitslosenquote-sinkt-auf-rekordtief-140451/
Akuter Fachkräftemangel ist ein Problem, mit dem viele Firmen konfrontiert werden. Was also tun, wenn Recruiter:innen nicht das richtige zusätzliche Fachpersonal finden können, aber gleichzeitig zeitkritische Aufgaben erledigt werden müssen? Eine Lösung kann es sein, mit Workflow Automation Fachkräftemangel dank Effizienzsteigerung entgegenzuwirken.
Beispielhafte Problemstellung
Wenn ich in meiner Firma eine Neubeschaffung auslösen möchte, muss ich dafür einen Antrag stellen. Dieser Antrag muss je nach Gegenstand und Investitionshöhe von verschiedenen Personen und Abteilungen freigegeben werden. In klassischer Vorgehensweise würde ich dafür einen Papierantrag ausfüllen, der mich möglicherweise derart verwirrt, dass ich ihn fehlerhaft oder lückenhaft ausfülle. Danach muss ich erst einmal selbst herausfinden, wer den Antrag als nächstes zu sehen bekommt und ihn persönlich oder via Hauspost weiterreichen. Wenn ich es geschafft habe den Antrag an die korrekte Stelle weiterzuleiten, so landet mein Antrag möglicherweise unter einem Stapel anderer Papiere, wo er erst nach einiger Zeit wieder zum Vorschein kommt – im schlimmsten Fall sogar verloren geht, wodurch sich der Freigabeprozess stark verzögert. Bis mein Antrag erstmal über alle nötigen Instanzen gelaufen ist, kann eine ganze Weile vergehen. Wenn ich bei der Antragstellung dann noch einen Fehler gemacht habe oder essenzielle Angaben nicht gemacht habe, kommt der Antrag wieder zurück zu mir und der ganze Prozess geht von vorne los. Das frisst Zeit und Nerven bei allen Beteiligten!
Die Lösung
Workflow Automation nimmt mir – in unserem Beispiel dem Antragsteller – aber auch allen anderen Beteiligten den gesamten Koordinations-Part ab. Das bedeutet, ich fülle nun ein dynamisches digitales Formular aus, das direkt meine Eingaben validiert und mich aktiv durch die Antragstellung leitet. Das verbessert also schonmal die Qualität der Antragstellung und Antragsteller:innen sind zudem schneller mit dem Ausfüllen fertig. Sobald ich das Formular digital absende, habe ich als Antragsteller nichts mehr weiter damit zu tun und kann demnach schneller anderen Aufgaben im Tagesgeschäft nachgehen. Das System weiß ab hier nun automatisch, was von wem oder in welchen Systemen zu tun ist, damit der Antrag korrekt bearbeitet, koordiniert und zugewiesen wird und übernimmt die Weiterleitung. Nicht nur die Antragstellenden sparen somit Zeit, sondern auch beteiligte Freigeber:innen und Bearbeiter:innen, die das digitale Formular bearbeiten und via Klick absenden. Somit verkürzt sich der Bearbeitungsprozess aufgrund des korrekten Ausfüllens des Formulars und der fehlerlosen und automatisierten Weiterleitung in der Bearbeitungskette.
Fazit
Man sieht also: Unser Octopus besetzt nicht 1:1 eine konkrete Planstelle mit all ihren Facetten. Workflow Automation unterstützt jedoch viele Mitarbeitende jeden Tag bei Standardaufgaben, die einfach nur unnötig Zeit fressen. Wenn 30 Personen jeden Tag nur 15 Minuten durch Workflow Automation sparen, sind das bereits knappe 8h produktive Arbeitszeit, was die Regel-Arbeitszeit eines zusätzlichen Vollzeit-Mitarbeitenden wäre. Wenn man also nicht genügend neue Kolleg:innen finden kann, sollte man doch die bestehenden Kolleg:innen so gut wie möglich dabei unterstützen, produktiv zu bleiben oder sogar effizienter zu werden. Ein digitaler Helfer schafft demnach eine höhere Arbeitseffizienz, verringert Fehlerquoten, senkt Frustration entstehend durch „unnötige“ Überlastung und verbessert dadurch die Employee Experience von Mitarbeitenden.
Nicht zu vernachlässigen ist aber auch, dass man durch den Einsatz der Workflow Automation das eigene Arbeitgeberprofil schärft und sich in der Außendarstellung am Arbeitsmarkt aufgrund des Einsatzes moderner Technologien verbessert. Das mag wiederum dabei helfen, neue Kolleg:innen zu finden, wenn der Einsatz digitaler Assistenten nicht mehr ausreicht.