Praktische Umsetzung: Agiles Change Management

Change Management erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten, die eine Veränderung mit sich bringen. Dies ist gültig, wenn das Change Management an sich gut organisiert ist. In diesem Artikel erfahren Sie, warum agiles Arbeiten in diesem Kontext zusätzlich helfen kann und worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten.

Warum sollte ein Change Management Team agil arbeiten?

Hat man sich entschlossen einen Veränderungsprozess mit Change Management zu begleiten, wird in der Regel ein spezielles Team geformt, ein Change Management Team, welches den Auftrag hat, den bevorstehenden Veränderungsprozess zu organisieren. Dazu gehören Kommunikationsstrategien und Konzepte auszuarbeiten, Trainings und Coachings zu planen und durchzuführen und vieles mehr. Veränderungsprozesse, wie die Einführung eines neuen Kommunikationstools in einem Unternehmen, sind komplexe Projekte, in denen jederzeit fundamentale Veränderungen auftreten können. Agile Arbeitsweisen sind genau für diese Umgebung entwickelt worden. Man arbeitet in Iterationen, in denen man sich durch ständige Reflexion, optimal auf diese Veränderungen vorbereitet oder sie sogar frühzeitig erkennt und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen einleitet. Im Folgenden beschreibe ich die, meiner Erfahrung nach, wichtigsten Elemente agiler Arbeitsweisen, mit denen Sie Ihr agiles Change Management Team durch moderne Arbeitsweisen zum Erfolg führen werden.

Welche agile Arbeitsweise sollte ich wählen?

Egal für welchen agilen Ansatz (Scrum, Kanban, Lean Change, …) Sie sich entscheiden oder entschieden haben, alle Ansätze haben einen gemeinsamen Kern: iteratives Denken und Handeln. Der Grund hierfür ist, dass wir in komplexen Umgebungen nicht vorhersagen können, was in Zukunft passiert und deshalb in kurzen Abständen reflektieren müssen, ob das WAS wir gerade tun das Richtige ist und ob, das WIE wir es umsetzen noch immer gut funktioniert. Es ist also gar nicht so wichtig, welchen Ansatz Sie praktizieren, sondern wie Sie bei der Umsetzung denken und handeln.

Worauf sollte ich bei der Umsetzung achten?

Auf das Wesentliche! Es gibt viele Praktiken und Techniken, die man anwenden kann und noch mehr Interpretationen, um agil zu arbeiten. Die allermeisten sind sinnvoll und funktionieren, aber eben nur im richtigen Kontext. Ein paar wenige, oft durch die Frameworks bekannte, sind zentrale Praktiken, die in jedem Kontext funktionieren. Hierzu gehören zum Beispiel die Events in Scrum und Kanban und die Boards, die genutzt werden, um Arbeit transparent zu machen. Im Folgenden hab ich die aus meiner Sicht wichtigsten Praktiken für ein agiles Change Management Team priorisiert und führe sie später genauer aus.

1. „Must Do“ – müssen durchgeführt werden, um die Projekterfolgswahrscheinlichkeit zu maximieren.
2. „Should Do“ – sollten bestenfalls durchgeführt werden, denn sie haben eine sehr große Wirkung bei geringem Aufwand.
3. „Could Do“ – sind optional und hilfreich. Sie nicht zu tun, stellt kein großes Risiko für den Projekterfolg dar, sie optimieren die Ausführung allerdings fundamental.

Praktische Umsetzung der „Must Dos“

1. Retrospektiven: Sie sind das mächtigste Werkzeug eines Teams, wenn zwei Bedingungen bei der Durchführung erfüllt werden: explizite Verbesserungen müssen konkret gemacht werden und ein definierter Prozess der Nachverfolgung etablieren werden, um die tatsächliche Umsetzung der Verbesserungen zu gewährleisten. Geschieht das nicht, haben Retrospektiven kaum oder keinen positiven Effekt. Das hat zur Folge, dass die Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeit und Effektivität eines Teams verloren gehen. Ein Rhythmus von 2 Wochen hat sich meiner Erfahrung nach bewährt.
2. Boards und Backlogs: Mit einem priorisierten Board bringt man Transparenz und Fokus in das Team. Arbeit transparent zu machen ist essenziell, um sicherzustellen, dass alle über das gleiche reden und sich gegenseitig unterstützen. Dadurch wird die Kommunikation eines Teams verbessert, was das Wichtigste in einer komplexen Arbeitswelt ist, wenn mehrere Personen involviert sind. Alle zukünftigen Doings des Teams werden in einem Backlog, einer priorisierten Liste, festgehalten. Das hilft ergänzend, um vorausschauend zu agieren.

Praktische Umsetzung der „Should Dos“

1. Reviews: Reviews sind Meetings, in denen alle an der Projektumsetzung Beteiligten zusammenkommen, um den Fortschritt des Projektes zu reflektieren und einen kurzen Ausblick auf die nächste Iteration zu bekommen. Wichtig ist es Feedback einzusammeln, um Veränderungen frühzeitig zu erkennen, schnell darauf reagieren zu können und auf die Bedürfnisse der Nutzer einzugehen. Ein konkretes Ziel inklusive einzuhaltender Timebox ist essenziell für den Erfolg des Review-Termins. Empfohlene Dauer: 1-2 Stunden.
2. Daily Meetings: Sie helfen einem agilen Change Management Team auf aktuellster Basis knapp zu erörtern, ob sie noch das tun, was sie sich für die Iteration ursprünglich vorgenommen haben. Sie decken zudem mögliche akute Blockaden oder Probleme auf, um deren Lösung sich das Team zeitnah kümmern sollte. Dieses Meeting soll kurz und effektiv sein. Detaildiskussionen werden ausgelagert. Maximale Dauer: 15 Minuten.

Praktische Umsetzung der „Could Dos“

1. Chats: Einen Chat bereitzustellen ist kaum Aufwand, da es in (fast) jedem Unternehmen ein entsprechendes Kommunikationstool wie beispielsweise MS Teams gibt, welches schnell und unkompliziert eingesetzt werden kann. Damit der Chat auch erfolgreich genutzt wird, sollten die Projektverantwortlichen im Zuge ihrer Vorbildfunktion sofort anfangen diesen stetig zu nutzen. So sehen alle Beteiligten, dass es sinnvoll und hilfreich ist und der Chat etabliert sich als wahrgenommenes Kommunikationswerkzeug. Zudem sind die Hürden in der Kontaktaufnahme auf schnellem Wege geringer für Projektbeteiligte.
2. Working Agreements: Working Agreements halten das gemeinsame Verständnis des Teams und evtl. ihrer wichtigsten Stakeholder im Hinblick auf ihre Zusammenarbeit fest. Sie sollten so früh wie möglich definiert werden und sind besonders dann sehr dienlich, wenn das Projektteam wenig, bis keine Routine in der Zusammenarbeit hat. Sie dienen dem Kennenlernen, der besseren Kommunikation und reduzieren Hemmungen mit eventuell unbekannten Kollegen in Kontakt zu treten. Die Erarbeitung sollte auf einem Whiteboard, wie Miro oder Klaxoon, stattfinden, damit alle gleichberechtigt ihre Punkte einbringen können. Diese Agreements können in nur 20 Minuten in einem Kick-Off-Workshop erarbeitet werden.

Das war ein kurzer Überblick über die wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihr Change Management Team und somit Ihren Change Prozess mit Hilfe von agilen Arbeitsweisen eine noch höhere Erfolgschance zu geben. Versuchen Sie es und Sie werden merken, wie Ihr Change wesentlich reibungsloser vonstattengeht. Haben Sie Ergänzungen oder sind Sie anderer Meinung zum Thema „Agiles Change Management“ ? Lassen Sie es mich gerne wissen. Ich freue mich auf den Austausch.