In der Arbeitswelt befinden sich Unternehmen häufig im Spagat zwischen Datenschutz, Effizienz und Kundenservice – so auch bei der Zeitabrechnung mit Hilfe von SAP Field Service Management (SAP FSM). Im Detail stellt sich bei der Abrechnung der Einsatzzeiten häufig die Frage, wie es gelingen kann, in SAP FSM die angefallenen Zeiten einerseits vor unberechtigten Blicken zu schützen und dennoch Auftraggebern eine transparente Zusammenstellung der Aufwände liefern zu können?

Grundsätzlich unterstützt SAP FSM die Abarbeitung von Serviceaufträgen und erfasst in diesem Zuge die angefallenen Aufwände wie verschiedene Zeitarten (Arbeitszeit, Rüst- und Nachbereitungszeit, Fahrtzeit) sowie Materialverbräuche oder andere Ausgaben (Reisekosten, Parkgebühren etc.) mit Hilfe einer mobilen Anwendung. Nachdem ein Auftrag bearbeitet worden ist, soll den Kunden auch eine Möglichkeit gegeben werden, die erfassten Daten zu quittieren. Um dies möglichst einfach zu gestalten ist es sinnvoll, die Angaben aller beteiligten Mitarbeitenden auf einem Dokument zu bündeln und dem Kunden zur Unterschrift vorzulegen, statt für jeden Mitarbeitenden eine separate Aufstellung unterschreiben zu lassen.

Das Ziel der folgenden Einstellungen ist es, den Auftraggebern eine möglichst übersichtliche Zusammenstellung der angefallenen Aufwände zu erstellen und gleichzeitig zu vermeiden, dass unberechtigte Kolleg:innen Zugriff auf die geleisteten Zeiten haben. Dafür sind im SAP FSM mehrere Einstellungen in den Berechtigungen notwendig, die wir Ihnen im Folgenden, mit ihrem jeweiligen Effekt, zusammengestellt haben.

Objekttyp “TIMEEFFORT”

Die Zeitaufwände sind im Objekttyp “TIMEEFFORT” hinterlegt. Damit alle Aufwände für jeden Mitarbeitenden sichtbar werden, ändert man die Einstellung für “Read” auf “ALL”. Dies bewirkt, dass für einen Auftrag, an dem der Mitarbeitende selbst beteiligt ist, alle Zeiten gelesen werden können. Um allerdings zu verhindern, dass auch alle anderen Zeiten eingesehen werden können, müssen Sie im Dropdown für die UI Permissions die Berechtigung für “VISIBLE” deaktivieren. Dadurch entfernt man den Zugang für die Einsatzzeiten über den Navigationsbaum in der mobilen Anwendung.

Timeeffort Datenschutz SAP FSM

Objekttyp “SERVICECALL”

Damit Techniker:innen nicht auf alle Serviceaufträge Zugriff haben, sondern nur auf die eigenen, müssen wir im Objekttyp “SERVICECALL” folgende Einstellungen vornehmen:

  • zunächst im Bereich “Read” die Option “ALL” setzen, damit auf alle in der Datenbank befindlichen Aufträge zugegriffen werden kann
  • dann die Synchronisations-Regel “R08: Service Calls for technician” aktivieren. Dies bewirkt, dass nur diejenigen Serviceaufträge auf das mobile Gerät der Techniker:innen übertragen werden, an denen diese auch tatsächlich beteiligt sind. Somit ist gewährleistet, dass keine anderen Serviceaufträge unberechtigt eingesehen werden können.

Servicecall Datenschutz SAP FSM

Objekttyp “ACTIVITY”

Um nur auf die jeweiligen Einsätze zugreifen zu können, an denen man selbst beteiligt ist, hinterlegen wir für den Objekttyp “ACTIVITY” die Einstellung “OWN” und aktivieren zusätzlich die Synchronisations-Regel “R09_2022: All Activities for own Service Calls”.

Activity Datenschutz SAP FSM

Objekttyp “ATTACHMENT”

Als letzte Einstellung wird für den Objekttyp “ATTACHMENT” die Synchronisationsregel “R50: Attachment on Activities for the technician” aktiviert. Diese bewirkt, dass nur Anhänge von Serviceaufträgen, an denen man direkt beteiligt ist, zum mobilen Gerät gesendet werden und somit die zu übertragende Datenmenge reduziert wird.

Attachment Datenschutz SAP FSM

 

Mit Hilfe der im vorangegangenen Abschnitt dargestellten Einstellungen können Sie zum einen die Einsatzzeiten der Servicetechniker:innen nur denjenigen Mitarbeitenden sichtbar machen, die am betroffenen Serviceauftrag arbeiten. Und zum anderen können Sie dennoch Ihren Kunden einen gesammelten Bericht mit allen Zeiten erstellen und zur Unterschrift vorlegen. Auf diese Weise können Sie binnen weniger Klicks den Datenschutz in Ihrem SAP FSM verbessern, ohne Kunden weniger transparente Abrechnungen bieten zu können. Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung, um Ihr SAP FSM datensicher zu gestalten? Sprechen Sie uns gerne an.